Tiêu chuẩn bìa hồ sơ lưu trữ tài liệu hiện nay

Bìa hồ sơ lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và duy trì tài liệu theo thời gian. Để đảm bảo tài liệu được bảo quản một cách tốt nhất, việc tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và chất lượng của bìa hồ sơ là điều cần thiết. TCVN 9251:2012 là tiêu chuẩn quy định chi tiết các yêu cầu về giấy và bìa lưu trữ tài liệu hiện nay.

Yêu cầu kỹ thuật đối với giấy làm bìa hồ sơ lưu trữ

Giấy sử dụng để làm bìa hồ sơ cần đảm bảo một số tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định để có thể chịu được các điều kiện bảo quản khác nhau. Các yêu cầu cụ thể cho giấy làm bìa tài liệu bao gồm:

Đối với giấy lưu trữ ngắn hạn (dưới 10 năm)

• Định lượng (g/m²): Không nhỏ hơn 250.
• Độ bền kéo (kN/m): Không nhỏ hơn 5.
• Độ chịu bục (kPa): Không nhỏ hơn 100.
• Độ nhẵn Bekk (s): Không nhỏ hơn 15.
• Độ hút nước Cobb 60 (g/m²): Không lớn hơn 25.
• pH nước chiết: Không nhỏ hơn 6,5.
• Độ ẩm (%): Không lớn hơn 7,0 ± 2,0.
• Độ trắng ISO: Không nhỏ hơn 70.

Một số loại giấy bìa tài liệu lưu trữ thông dụng như bìa A4 ngoại màu xanh Blue One, giấy Ford A4 180gsm,...

Đối với giấy lưu trữ lâu dài (trên 50 năm)

Giấy dùng để sản xuất bìa lưu trữ hồ sơ lâu dài phải đáp ứng các yêu cầu sau khi được thử lão hóa nhân tạo:

Giá trị còn lại sau lão hóa (%):

• Độ bền kéo: Không nhỏ hơn 80.
• Năng lượng kéo hấp thụ: Không nhỏ hơn 70.
• Độ bền xé: Không nhỏ hơn 75.
• Độ chịu bục: Không nhỏ hơn 80.
• Độ trắng ISO: Không nhỏ hơn 90.
• pH nước chiết: Không nhỏ hơn 6,5.

Yêu cầu kỹ thuật đối với bìa lưu trữ hồ sơ

Yêu cầu ngoại quan

Bìa hồ sơ phải được làm vuông vắn, các đường gấp nếp phải liên tục và không bị nhàu nát, vết xước hay vón cục. Màu sắc của bìa phải đồng đều và nội dung in trên bìa phải rõ ràng, bền màu và ngay ngắn.

Yêu cầu kích thước

Bìa hồ sơ tiêu chuẩn có kích thước 650 mm x 320 mm (không tính kích thước phần tai trên và tai dưới), với sai số cho phép ± 2 mm. Bìa hồ sơ bao gồm 5 phần chính:

• Tờ đầu: 320 mm x 230 mm.
• Phần gáy: 320 mm x 40 mm (có 5 đường gấp nếp, mỗi đường cách nhau 10 mm).
• Tờ sau: 320 mm x 230 mm.
• Phần tai trên và tai dưới: 230 mm x 100 mm (có 5 đường gấp nếp, mỗi đường cách nhau 10 mm).
• Phần tai cạnh: 320 mm x 150 mm (có 5 đường gấp nếp, mỗi đường cách nhau 10 mm).

Lưu ý: Trong trường hợp tài liệu lưu trữ có kích thước khác A4, kích thước của bìa hồ sơ có thể được thay đổi cho phù hợp.

Nội dung trình bày trên bìa hồ sơ 

Trang mặt trước (tờ đầu)

Trang mặt trước được thiết kế trong một khung hình chữ nhật viền kép (viền ngoài dày 1 mm, viền trong mỏng dày 0.3 mm). Viền ngoài cách mép trên và dưới 30 mm, cách mép phải và trái 20 mm. Nội dung trình bày bao gồm:

• Ba dòng chấm, dài 100 mm, được căn giữa cách mép ngoài khung hình 20 mm tính từ trên xuống, với khoảng cách giữa các dòng là 10 mm (dòng đầu tiên để ghi tên cơ quan lưu trữ lịch sử phải nộp hồ sơ; dòng thứ hai để ghi tên cơ quan, tổ chức lập hồ sơ; dòng thứ ba để ghi tên hồ sơ).
• Mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc và số lượng tờ trong hồ sơ.
• Thông tin về phông số, mục lục số (phía dưới ba dòng chấm, cách dòng chấm cuối cùng 10 mm) và hồ sơ số, cũng như thời hạn bảo quản (góc dưới cùng bên trái của khung hình chữ nhật, cách mép khung hình 10 mm).

Tai cạnh của bìa hồ sơ

Tai cạnh của bìa hồ sơ lưu trữ tài liệu ghi chi tiết về chứng từ kết thúc, bao gồm:

• Số tờ trong đơn vị bảo quản, số tờ viết bằng chữ, số từ và đến của tài liệu.
• Các số trùng và số khuyết, cũng như số lượng tờ mục lục văn bản.
• Đặc điểm của tài liệu và các thông tin bổ sung nếu có.

Tờ bìa sau

• Quyết định/Quy định của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ (nếu có) được ghi trên tờ bìa sau.
• Biên soạn hồ sơ: Họ tên, chức vụ (nếu có) của người hoặc nhóm người biên soạn hồ sơ được ghi ở phía dưới bên trái tờ bìa sau.
• Kiểm tra hồ sơ: Họ tên, chức vụ (nếu có) của người hoặc nhóm người kiểm tra hồ sơ được ghi ở phía dưới bên phải tờ bìa sau.

Phương pháp thử

Tiêu chuẩn quy định cụ thể các phương pháp thử nghiệm cho từng chỉ tiêu kỹ thuật, dựa trên các tiêu chuẩn TCVN tương ứng về giấy và bìa các tông.

Kiểm tra ngoại quan

Ngoại quan bìa lưu trữ tài liệu được kiểm tra bằng mắt thường để đảm bảo không có khuyết điểm như nhàu nát, vết xước hoặc vón cục.

Kiểm tra kích thước

Kích thước của bìa hồ sơ được kiểm tra bằng các dụng cụ đo chính xác đến ± 1 mm để đảm bảo đúng kích thước tiêu chuẩn.

Lấy mẫu

Mẫu giấy được lấy theo tiêu chuẩn TCVN 3649 (ISO 186). Tham khảo mẫu giấy bìa màu A4 160gsm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật bìa đựng và lưu trữ hồ sơ.

Điều hòa mẫu

Mẫu giấy được điều hòa theo tiêu chuẩn TCVN để đảm bảo độ ẩm và các yếu tố khác được kiểm soát trong quá trình kiểm tra.

Tiêu chuẩn về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản

Ghi nhãn

Mỗi bìa hồ sơ phải có nhãn (trực tiếp hoặc đính kèm) với các thông tin tối thiểu:

• Tên sản phẩm
• Thông tin nhà sản xuất/phân phối
• Kích thước
• Số hiệu tiêu chuẩn
• Ngày sản xuất

Bao gói

Có thể sử dụng túi chất dẻo hoặc hộp các tông, đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng bìa.

Vận chuyển

Có thể sử dụng mọi phương tiện thích hợp, đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng bìa.

Bảo quản

• Bảo quản trong kho có mái che, tránh tác động trực tiếp của mưa nắng.
• Đảm bảo độ ẩm phù hợp, không ảnh hưởng đến chất lượng bìa.

Cơ sở pháp lý

Nguồn gốc ban hành

• Các tiêu chuẩn này được Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012.

Các tiêu chuẩn được ban hành

• TCVN 9251:2012 - Bìa hồ sơ lưu trữ
• TCVN 9252:2012 - Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ
• TCVN 9253:2012 - Giá bảo quản tài liệu lưu trữ
• ISO 9706:1994, Information and documentation - Paper for documents - Requirements for permanence.
• ASTM D 5634, Standard guide for selection of permanent and durable offset and book papers.
• TCVN 1270:2008 (ISO 536:1995), Giấy và cáctông - Xác định định lượng.
• TCVN 1862-2:2010 (ISO 1924-2:2008), Giấy và cáctông - Xác định tính chất bền kéo - Phần 2: Phương pháp tốc độ giãn dài không đổi (20 mm/min).
• TCVN 1865-1:2010 (ISO 2470-1:2009), Giấy, cáctông và bột giấy - Xác định hệ số phản xạ khuếch tán xanh (độ trắng ISO) - Phần 1: Điều kiện ánh sáng ban ngày trong nhà.
• TCVN 1866:2007 (ISO 5626:1993), Giấy-Phương pháp xác định độ bền gấp.
• TCVN 1867:2010 (ISO 287:2009), Giấy và cáctông - Xác định độ ẩm - Phương pháp sấy khô.
• TCVN 3229:2007 (ISO 1974:1990), Giấy - Xác định độ bền xé.
• TCVN 3649:2007 (ISO 186:2002), Giấy và cáctông - Lấy mẫu để xác định chất lượng trung bình.
• TCVN 3980:2001 (ISO 9184:1990), Giấy, cáctông và bột giấy - Phân tích thành phần xơ sợi.
• TCVN 6725:2007 (ISO 187:1990), Giấy, cáctông và bột giấy - Môi trường chuẩn để điều hoà và thử nghiệm, quy trình kiểm tra môi trường và điều hoà mẫu.
• TCVN 6726:2007 (ISO 535:1991 ), Giấy và cáctông - Xác định độ hút nước - Phương pháp Cobb.
• TCVN 6727:2007 (ISO 5627:1995), Giấy và cáctông - Xác định độ nhẵn - Phương pháp Bekk.
• TCVN 7066-1:2008 (ISO 6588-1:2005), Giấy, cáctông và bột giấy - Xác định pH nước chiết - Phần 1: Phương pháp chiết lạnh.
• TCVN 7068-1:2008 (ISO 5630-1:1991), Giấy và cáctông - Lão hoá nhân tạo - Phần 1: Xử lý nhiệt trong điều kiện khô ở nhiệt độ 105 °C.
• TCVN 7631:2007 (ISO 2758:2001), Giấy - Xác định độ chịu bục.

Việc tuân thủ các tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 giúp đảm bảo chất lượng bìa hồ sơ lưu trữ tài liệu, từ đó bảo vệ tài liệu một cách tốt nhất. Điều này không chỉ đảm bảo sự bền vững của tài liệu theo thời gian mà còn giúp việc quản lý và tra cứu tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Việc hiểu và áp dụng đúng các tiêu chuẩn này là rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức và cá nhân làm việc với tài liệu lưu trữ.