Để đảm bảo hoạt động vận chuyển hàng hóa trong nước diễn ra thuận lợi, các bên liên quan cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết. Các loại giấy tờ này có thể được phân thành hai nhóm chính:
- Giấy tờ của bên gửi hàng
- Giấy tờ của bên vận chuyển
Các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa trong nước
Giấy tờ của bên gửi hàng
Theo quy định của pháp luật, hàng hóa khi lưu thông trên thị trường cần có hóa đơn, chứng từ kèm theo chứng minh nguồn gốc hàng hóa là hợp pháp. Cụ thể, các loại giấy tờ cần thiết của bên gửi hàng bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng: Cần để xác minh lại với đơn vị vận chuyển trong trường hợp sự cố.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Chứng minh hàng hóa đã ra khỏi kho, hỗ trợ kê khai và hạch toán.
- Lệnh điều động nội bộ: Là chứng từ sử dụng kèm với phiếu xuất kho để chứng minh hàng hoá trên đường vận chuyển là hợp pháp, theo quy định của thông tư số 94/2003/TTL.
Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại hàng hóa cụ thể, bên gửi hàng có thể cần cung cấp thêm các loại giấy tờ khác như:
- CO (Certificate of Origin) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
- CQ (Certificate of Quality) - Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa
- Phiếu kiểm định chất lượng
- Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa
Giấy tờ của bên vận chuyển
Để hoạt động vận chuyển hàng hóa được pháp luật công nhận, bên vận chuyển cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký xe
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ xe cơ giới
- Phù hiệu xe chạy hợp đồng
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải
- Giấy phép lái xe của người điều khiển phương tiện
- Giấy chứng nhận tập huấn lái xe
- Giấy đi đường của người điều khiển phương tiện
Ngoài ra, đối với các loại hàng hóa đặc thù, bên vận chuyển có thể cần cung cấp thêm các loại giấy tờ khác như:
- Giấy phép vận chuyển hàng hóa nguy hiểm
- Giấy phép vận chuyển hàng hóa quá khổ, quá tải
Giấy tờ cả hai bên cùng phải nắm giữ
Vận đơn hàng hoá
- Là căn cứ để xác minh hàng hóa đã được vận chuyển và chuyển đến người nhận.
- Dễ dàng cho người nhận theo dõi tình trạng đơn hàng thông qua mã vận đơn.
Hợp đồng vận chuyển
- Quan trọng khi vận chuyển đơn hàng lớn hoặc thiết lập mối quan hệ dài hạn.
- Thảo các điều khoản rõ ràng giúp xác minh quyền hạn và trách nhiệm của cả hai bên.
Tại sao nên chuẩn bị đầy đủ giấy tờ khi vận chuyển hàng hoá trong nước?
Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ là quan trọng để:
- Xác minh hoạt động vận chuyển và trách nhiệm của đôi bên.
- Bảo vệ quyền lợi khi hàng hóa gặp sự cố.
- Đối mặt với các chốt kiểm tra mà không gặp vấn đề.
Chuẩn bị đủ giấy tờ cần thiết khi vận chuyển trong nước giúp đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và tránh gặp phải các vấn đề không mong muốn.
Một số lưu ý khi chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết trong vận tải hàng hóa
- Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, chính xác và hợp lệ theo quy định của pháp luật.
- Lưu giữ giấy tờ cẩn thận trong suốt quá trình vận chuyển.
- Trong trường hợp bị cơ quan chức năng kiểm tra, bên gửi hàng và bên vận chuyển cần xuất trình đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
Việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa là rất quan trọng. Các giấy tờ này giúp đảm bảo hoạt động vận chuyển diễn ra thuận lợi, tránh được các rủi ro phát sinh và đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
Xem thêm: Kích thước các khổ giấy in thông dụng nhất hiện nay