Trong hoạt động hành chính, kinh doanh hay đời sống thường ngày, con dấu đóng vai trò xác thực tính pháp lý và tăng thêm uy tín cho các loại văn bản. Tuy nhiên, cách đóng dấu chuẩn lại là vấn đề khiến nhiều người bối rối, dẫn đến sai sót không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đóng dấu chuẩn, nhanh chóng và chính xác trên mọi loại văn bản, tuân thủ theo quy định của pháp luật.

Các loại dấu phổ biến và cách đóng dấu chuẩn

Cách đóng dấu chữ ký chuẩn

• Thời điểm: Đóng sau khi đã ký lên văn bản.
• Vị trí: Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái, không che khuất nội dung quan trọng.
• Áp lực: Đóng vừa tay, tránh quá mạnh làm hằn dấu, quá nhẹ khiến dấu mờ.
• Kiểm tra: Xác nhận dấu đúng chiều, rõ ràng, sắc nét trước khi lưu trữ văn bản.
• Văn bản áp dụng: Hợp đồng, văn bản hành chính, quyết định,...
• Lưu ý: Kiểm tra xem chữ ký và con dấu có khớp với người có thẩm quyền ký hay không.

Đóng dấu giáp lai chuẩn pháp luật

• Mục đích: Ngăn chặn việc gian lận, thay thế nội dung văn bản có nhiều trang.
• Vị trí: Đóng vào khoảng giữa mép phải trang giấy, sao cho dấu trùm lên một phần các tờ giấy kề nhau.
• Số lượng: Mỗi dấu đóng tối đa 5 trang.
• Văn bản áp dụng: Văn bản từ 2 trang trở lên, hợp đồng dài, biên bản họp,...
• Lưu ý: Đóng dấu sao cho nội dung trên các trang được liên kết liền mạch.

Cách đóng dấu treo chuẩn nhất

• Mục đích: Xác nhận phụ lục kèm theo là một phần của văn bản chính.
• Vị trí: Đóng lên trang đầu tiên của phụ lục, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Văn bản áp dụng: Phụ lục hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tài chính kèm theo,...
• Lưu ý: Xác nhận rõ ràng văn bản treo có liên quan đến văn bản chính và nội dung được đóng dấu là chính xác.

Cách đóng dấu tròn chuẩn của doanh nghiệp

• Quy định: Từ 01/01/2021, doanh nghiệp được tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14.
• Lưu ý: Dù không bắt buộc, nội dung con dấu thường bao gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
• Cách đóng dấu: Tương tự như dấu chữ ký, đảm bảo rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều.

Quy chuẩn đóng dấu theo loại văn bản

Dưới đây là một số ví dụ về quy chuẩn đóng dấu cho các loại văn bản thường gặp:

Hợp đồng

• Cả bên A và bên B đều cần đóng dấu chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.
• Dấu giáp lai có thể được sử dụng nếu hợp đồng có nhiều trang.

Hóa đơn

• Dấu giáp lai là bắt buộc, đóng lên tất cả các trang của hóa đơn.
• Một số trường hợp còn yêu cầu đóng dấu tròn của công ty.

Biên bản họp

• Dấu treo được sử dụng để xác nhận biên bản họp là hợp lệ.
• Có thể đóng dấu tròn của công ty vào trang cuối cùng.

Công văn

• Dấu chữ ký của người có thẩm quyền là bắt buộc.
• Dấu tròn của công ty có thể được sử dụng tùy theo quy định của cơ quan ban hành.

Lợi ích của việc đóng dấu chuẩn

• Tăng cường tính pháp lý cho văn bản.
• Xác thực nội dung, ngăn ngừa gian lận.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của cá nhân, tổ chức.
• Góp phần nâng cao hiệu quả công việc.

Những sai lầm thường gặp khi đóng dấu

• Đóng dấu sai vị trí: Kiểm tra kỹ vị trí quy định để đóng dấu cho từng loại văn bản.
• Sử dụng sai loại mực: Mỗi loại dấu thường có loại mực riêng. Dùng sai mực sẽ ảnh hưởng độ bền và tính thẩm mỹ.
• Dấu mờ, không rõ ràng: Đảm bảo mực dấu đủ đậm và dấu sạch sẽ trước khi sử dụng.
• Quên ký tên trước khi đóng dấu chữ ký: Đóng dấu trước khi ký sẽ vô hiệu hóa tính pháp lý của chữ ký.
• Không tuân thủ quy định về nội dung con dấu: Nội dung con dấu cần đúng theo quy định của pháp luật và phù hợp với nội dung văn bản.

Lưu ý để quá trình đóng dấu chuẩn xác và rõ ràng

• Mẫu đóng dấu chuẩn: Mặc dù doanh nghiệp được tự do thiết kế con dấu, nhưng cần đảm bảo thông tin cơ bản như tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp (nếu có) được thể hiện rõ ràng, dễ đọc.
• Con dấu điện tử: Từ năm 2021, doanh nghiệp có thể sử dụng con dấu điện tử theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử, mang lại sự tiện lợi và bảo mật.
• Kiểm tra nội dung và chữ ký trước khi đóng dấu: Hãy đảm bảo nội dung văn bản và chữ ký đã chính xác trước khi đóng dấu để tránh sai sót.
• Sử dụng đúng loại mực dấu: Mỗi loại dấu thường sử dụng một loại mực dấu riêng biệt. Sử dụng đúng loại mực sẽ giúp dấu bền màu và rõ ràng.
• Đảm bảo dấu luôn sạch sẽ: Dấu bẩn sẽ khiến dấu in không rõ ràng, ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ và tính pháp lý của văn bản. Kiểm tra tình trạng con dấu đảm bảo mực in đầy đủ, dấu không bị hỏng hóc.
• Sử dụng khay đỡ riêng: Giữ cho con dấu luôn sạch sẽ, tránh tiếp xúc với bụi bẩn.
• Bảo quản con dấu cẩn thận: Để nơi khô ráo, thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp.
• Tuân thủ quy định về quản lý, sử dụng con dấu: Theo Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp ban hành.

Mẹo hữu ích để tối ưu hóa quy trình đóng dấu

• Sử dụng khay chứa dấu chuyên dụng: Khay chứa dấu sẽ giúp bạn sắp xếp các loại dấu gọn gàng, dễ tìm kiếm và sử dụng.
• Đặt dấu ở vị trí thuận tiện: Đặt dấu ở vị trí thuận tiện trên bàn làm việc để bạn có thể dễ dàng với tới khi cần.
• Sử dụng miếng lót thấm mực: Miếng lót thấm mực giúp bạn kiểm tra độ đậm nhạt của dấu trước khi đóng lên văn bản, tránh tình trạng đóng dấu quá đậm hoặc quá nhạt.
• Tập luyện thường xuyên: Đóng dấu thường xuyên sẽ giúp bạn thao tác nhanh chóng và chính xác hơn.

Các câu hỏi thường gặp về đóng dấu chuẩn

1. Tôi có cần đăng ký mẫu con dấu với cơ quan nhà nước không?

Không cần nữa, kể từ ngày 01/01/2021, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự quyết định về mẫu con dấu.

2. Dấu của công ty có thể bao gồm những nội dung gì?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn nội dung con dấu, nhưng cần lưu ý đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận dạng và không vi phạm pháp luật. Thông thường, con dấu sẽ bao gồm tên doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp (nếu có), địa chỉ và logo công ty (nếu muốn).

3. Tôi có thể sử dụng con dấu điện tử thay cho con dấu truyền thống không?

Có, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được phép sử dụng con dấu điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Tôi làm mất con dấu của công ty thì phải làm sao?

Nếu mất con dấu, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục như thông báo mất con dấu đến cơ quan chức năng, tiến hành khắc lại con dấu mới và cập nhật thông tin con dấu mới với các đối tác liên quan.

5. Tôi có thể đóng dấu lên tất cả các văn bản của công ty không?

Không, không phải tất cả văn bản đều cần đóng dấu. Mỗi loại văn bản có thể có yêu cầu đóng dấu riêng biệt.

Bằng việc nắm vững những hướng dẫn và lưu ý trên, bạn đã có thể tự tin biết cách đóng dấu chuẩn xác, nhanh chóng trên mọi loại văn bản. Nhờ đó, tính pháp lý và uy tín của văn bản được đảm bảo, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và tránh những rủi ro không đáng có.

Xem thêm: Mực con dấu bị khô phải làm sao? Cách bảo quản con dấu