Hướng dẫn cách đóng dấu tròn và dấu chức danh

Sử dụng con dấu trong các văn bản và tài liệu pháp lý là một phần không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng phẩm HL xin cung cấp hướng dẫn cách đóng dấu tròn và dấu chức danh theo quy định hiện hành, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. 

Khái niệm và giá trị của dấu mộc đỏ

Dấu mộc đỏ là con dấu pháp lý, thường được làm hình tròn hoặc vuông, sử dụng mực màu đỏ (thường là mực dấu Cửu Long 30ml, mực đóng trên mọi chất liệu Shiny Si-62,...). Đây là biểu tượng đại diện cho tính pháp lý của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được cấp phép sử dụng. Theo quy định, dấu mộc đỏ có vai trò xác nhận tính chính thức của tài liệu và văn bản.

Cách đóng dấu tròn và dấu chức danh theo quy định

Cách đóng dấu tròn theo quy định

Khi sử dụng dấu tròn, người thực hiện cần tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt nhằm đảm bảo tính hợp pháp và chính xác. Dưới đây là các quy định quan trọng:

Độ rõ ràng và đúng chiều:

• Dấu phải được đóng ngay ngắn, rõ nét, không bị mờ hoặc lệch. Sử dụng đúng mực đỏ theo tiêu chuẩn pháp luật.

Vị trí đóng dấu:

• Đóng dấu tròn lên chữ ký cần bao phủ 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Với các văn bản phụ lục, dấu tròn được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.

Dấu giáp lai và dấu treo:

• Dấu giáp lai được đóng tại giữa mép phải văn bản, trùm lên một phần từ 2 đến 5 tờ giấy.
• Dấu treo thường đặt tại góc trên bên phải của tài liệu.

Cách đóng dấu chức danh chuẩn xác

Dấu chức danh thường sử dụng trong các tài liệu yêu cầu chữ ký của người có thẩm quyền. Để đảm bảo tính chính xác, cần chú ý:

• Vị trí đóng dấu: Đóng dấu chức danh ngay dưới chữ ký của người ký, dấu phải thẳng hàng với chữ ký.
• Độ rõ nét: Nội dung trên dấu chức danh cần rõ ràng, không bị mờ hoặc lệch.
• Nội dung dấu chức danh: Dấu bao gồm tên chức danh và họ tên đầy đủ của người ký.

Các hành vi bị nghiêm cấm khi sử dụng con dấu

Trong quá trình sử dụng con dấu, cần tránh các hành vi vi phạm như:

• Làm giả, mua bán, sử dụng con dấu trái phép.
• Sử dụng con dấu hết giá trị hoặc không đăng ký.
• Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
• Sửa đổi nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.

Điều kiện sử dụng con dấu đúng quy định

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP, các cơ quan, tổ chức cần đáp ứng các điều kiện sau khi sử dụng con dấu:

• Đăng ký mẫu con dấu: Chỉ sử dụng con dấu sau khi đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt mẫu.
• Sử dụng đúng mục đích: Con dấu chỉ được dùng trong các văn bản, tài liệu thuộc thẩm quyền của cơ quan hoặc người sử dụng.
• Quy định về dấu nổi và dấu thu nhỏ: Được phép sử dụng khi có quy định cụ thể hoặc theo chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ.

Bài viết trên đã tổng hợp đầy đủ thông tin và hướng dẫn cách đóng dấu tròn và dấu chức danh, đồng thời cung cấp các quy định liên quan đến việc sử dụng con dấu (khác với các loại dấu nhảy 9 số Deli 7509, dấu trên hoá đơn,...). Người sử dụng cần đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp luật để tránh những vi phạm không đáng có.