9 cách in tiết kiệm giấy tối đa cho dân văn phòng

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc tiết kiệm giấy in không chỉ là hành động thân thiện với môi trường mà còn mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho các văn phòng. Đối với dân văn phòng, những thói quen nhỏ trong sử dụng giấy in có thể tạo nên sự thay đổi lớn. Dưới đây là 9 cách in tiết kiệm giấy giúp bạn giảm thiểu tối đa lượng giấy tiêu thụ, góp phần bảo vệ môi trường và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

9 cách in tiết kiệm giấy trong văn phòng

Giảm thiểu sử dụng giấy in

• Trước khi in bất kỳ tài liệu nào, hãy tự hỏi bản thân: "Liệu mình thực sự cần in tài liệu này hay không?". Có thể bạn chỉ cần đọc nó trên màn hình máy tính, lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số hoặc chia sẻ qua email. Việc suy nghĩ trước khi in sẽ giúp bạn giảm thiểu đáng kể lượng giấy lãng phí.
• Thay vì in tài liệu để ghi chú, hãy tận dụng các ứng dụng ghi chú điện tử như Evernote, OneNote, hay các công cụ quản lý dự án như Trello. Điều này không chỉ giúp giảm giấy mà còn dễ dàng tìm kiếm và lưu trữ thông tin. Ngoài ra, nhiều loại hợp đồng và tài liệu hiện nay có thể được ký điện tử hợp pháp, loại bỏ hoàn toàn nhu cầu in ấn và ký tay truyền thống.

In hai mặt trang giấy (Duplex Printing)

• In hai mặt trang giấy là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để tiết kiệm giấy in tới 50%. Hầu hết các máy in hiện đại đều có chức năng in hai mặt tự động.
• Kiểm tra cài đặt máy in và thiết lập in hai mặt làm tùy chọn mặc định để giảm thiểu lượng giấy sử dụng một cách tự động. Chọn chế độ in hai mặt phù hợp với khổ giấy và hướng văn bản để đảm bảo nội dung in ấn rõ ràng và chính xác trên cả hai mặt.

Chọn chế độ in tiết kiệm

• Hầu hết các phần mềm soạn thảo văn bản đều có tính năng xem trước khi in (draft mode). Sử dụng tính năng này để kiểm tra bố cục và nội dung trước khi in, tránh lãng phí giấy do lỗi định dạng hoặc sai sót nội dung.
• Nhiều máy in cung cấp chế độ in tiết kiệm (toner save mode) giúp giảm lượng mực sử dụng và tăng tốc độ in. Chế độ này có thể phù hợp với các tài liệu nội bộ không yêu cầu chất lượng in cao.
• Một số phông chữ như Times New Roman hay Arial được thiết kế tiết kiệm mực hơn các phông chữ có nhiều chi tiết phức tạp.

Sử dụng cỡ chữ nhỏ hơn

• Giảm kích thước cỡ chữ trong tài liệu có thể giúp bạn in nhiều nội dung hơn trên mỗi trang giấy. Tuy nhiên, hãy đảm bảo cỡ chữ vẫn đủ dễ đọc (ít nhất là 11pt) để tránh ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
• Tận dụng tối đa không gian trang giấy bằng cách điều chỉnh khoảng cách dòng và lề phù hợp mà không ảnh hưởng đến khả năng đọc hiểu văn bản.

In nhiều trang trên một tờ giấy (N-up Printing/ Pages Per Sheet)

• Chức năng in nhiều trang trên một tờ (N-up printing) cho phép bạn in nhiều trang nhỏ hơn trên một trang giấy lớn hơn (ví dụ: 2 trang trên một mặt A4). Tính năng này rất hữu ích cho các tài liệu ngắn như slide bài thuyết trình, bản ghi chú hay email.
• Chọn bố cục phù hợp khi in nhiều trang trên một tờ giấy để đảm bảo nội dung dễ đọc và tránh bị cắt xén. 

Lưu trữ tài liệu dưới dạng kỹ thuật số

• Thay vì in các tài liệu quan trọng, hãy lưu trữ chúng dưới dạng kỹ thuật số trên máy tính hoặc đám mây. Điều này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ, cũng như bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng theo thời gian. Sử dụng các nền tảng lưu trữ đám mây uy tín để an toàn thông tin.
• Khi chia sẻ với đồng nghiệp hoặc khách hàng, thay vì in ra và phải lưu trữ tài liệu giấy cồng kềnh, hãy tận dụng các dịch vụ chia sẻ tệp tin trực tuyến như Google Drive, Dropbox, hay các nền tảng cộng tác như Microsoft Teams, Slack.

Tái sử dụng giấy nháp

• Thay vì vứt bỏ giấy in một mặt đã qua sử dụng, hãy tận dụng mặt còn trống làm giấy nháp để ghi chú hoặc phác thảo ý tưởng. Sử dụng giấy nháp giúp tiết kiệm giấy và góp phần giảm thiểu rác thải văn phòng.
• Đục lỗ và đóng gáy các tờ giấy nháp đã sử dụng để tạo thành sổ tay ghi chú tiện lợi. Dành riêng một hộp để đựng giấy nháp có thể tái sử dụng, giúp dễ dàng tìm kiếm và tận dụng tối đa giấy cũ.

Sử dụng giấy tái chế

• Khi cần in ấn, hãy ưu tiên sử dụng giấy tái chế thay cho giấy mới. Giấy tái chế được sản xuất từ các nguồn giấy đã qua sử dụng, giúp giảm thiểu việc chặt cây và bảo vệ môi trường.

Giảm in tài liệu không cần thiết

• Trước khi in bất kỳ tài liệu nào, hãy kiểm tra lại nội dung cẩn thận, đảm bảo không có lỗi sai sót, thông tin trùng lặp, hay đoạn văn bản dư thừa.
• Thay vì in email ra để lưu trữ, hãy tận dụng tính năng lưu trữ trực tuyến hoặc xóa các email đã đọc và không còn cần thiết.
• Khi cần chia sẻ nội dung tài liệu với nhiều người, thay vì in ra từng bản, hãy sử dụng tính năng chia sẻ qua liên kết trực tuyến để mọi người có thể truy cập thông tin dễ dàng.

Bằng cách áp dụng những cách in tiết kiệm giấy đơn giản như trên, mỗi cá nhân, đặc biệt là dân văn phòng, có thể góp phần đáng kể vào việc tiết kiệm giấy in, giảm thiểu tác động đến môi trường và tiết kiệm chi phí cho cá nhân và doanh nghiệp. 

Xem thêm: Hướng dẫn cách lắp giấy máy in nhiệt đúng cách