Tin tức

Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính an toàn, khoa học, hiệu quả

16/01/2025 - Loan
Các phương pháp lưu trữ hồ sơ trên máy tính một cách khoa học và hiệu quả, bao gồm việc sử dụng phần mềm văn phòng như Word/Excel, các nền tảng đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox), ổ cứng ngoài, và các phần mềm quản lý chuyên dụng.

Biết cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính giúp tiết kiệm không gian và thuận tiện cho việc truy cập từ xa. Một số công cụ nổi bật bao gồm lưu trữ file trên phần mềm soạn thảo văn bản Word/Excel, lưu hồ sơ trên Cloud, Google Drive, Dropbox,... 

Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính an toàn, khoa học, hiệu quả
Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính an toàn, khoa học, hiệu quả

Vì sao nên lưu trữ hồ sơ trên máy tính?

Bên cạnh việc cất giữ các văn bản, tài liệu, hồ sơ quan trọng trong các công cụ đựng hồ sơ văn phòng như file đựng tài liệu 3 ngăn, lưu trữ hồ sơ trên máy tính mang lại nhiều lợi ích:

  • Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu nhu cầu không gian vật lý, tránh việc thuê thêm diện tích văn phòng.
  • Dễ dàng truy xuất: Việc tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu nhanh chóng hơn.
  • An toàn: Hạn chế nguy cơ mất mát dữ liệu nhờ các giải pháp bảo mật hiện đại.
  • Tiện lợi: Dễ dàng làm việc từ xa thông qua các thiết bị điện tử kết nối internet.
Lưu trữ hồ sơ trên máy tính giúp tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu nhanh hơn
Lưu trữ hồ sơ trên máy tính giúp tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu nhanh hơn

Các cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính an toàn, khoa học, hiệu quả

Cách lưu trữ hồ sơ trên Word hoặc Excel

Lưu trữ hồ sơ trên Word hoặc Excel là phương pháp thông dụng, phù hợp với mọi cá nhân và doanh nghiệp.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Mở phần mềm Microsoft Word hoặc Excel.
  • Tạo một file mới, nhập dữ liệu hoặc sao chép từ tài liệu gốc vào file.
  • Sử dụng chức năng Save as và đặt tên file ngắn gọn, dễ nhớ.
  • Lưu file trong một thư mục được tổ chức rõ ràng, phân chia theo chủ đề hoặc thời gian.

Lưu tài liệu trên Word / Excel giúp người dùng dễ dàng cập nhật, chỉnh sửa và in ấn khi cần thiết.

Trong văn bản đang soạn thảo, chọn thẻ File trên thanh công cụ
Trong văn bản đang soạn thảo, chọn thẻ File trên thanh công cụ
Nhấn vào chức năng Save as để lưu trữ lại hồ sơ đang soạn thảo
Nhấn vào chức năng Save as để lưu trữ lại hồ sơ đang soạn thảo
Đặt tên cho văn bản, hồ sơ cần lưu trữ trong Word
Đặt tên cho văn bản, hồ sơ cần lưu trữ trong Word
Chọn định dạng văn bản cần lưu trong Save as type rồi nhấn Save
Chọn định dạng văn bản cần lưu trong Save as type rồi nhấn Save

Lưu trữ hồ sơ trên các nền tảng đám mây

Lưu trữ dữ liệu trên các nền tảng đám mây đảm bảo an toàn và thuận tiện trong việc truy cập từ mọi nơi. Các dịch vụ phổ biến bao gồm Google Drive, OneDrive, Dropbox và iCloud.

Hướng dẫn thực hiện:

Google Drive:

  • Tạo tài khoản Google, đăng nhập và tải lên dữ liệu trực tiếp từ máy tính. Tổ chức tài liệu bằng cách phân chia thành các thư mục lớn và thư mục con.
  • Google Drive cung cấp 15GB miễn phí cho tài khoản cá nhân và nhiều gói nâng cấp từ 100GB đến 1TB. Công cụ hỗ trợ nhiều loại tệp như Word, Excel, hình ảnh, video.
Các bước lưu trữ hồ sơ trên Google Drive
Các bước lưu trữ hồ sơ trên Google Drive

Onedrive:

  • Đăng ký tài khoản Microsoft, tải ứng dụng Onedrive và đồng bộ dữ liệu từ máy tính.
  • Dung lượng miễn phí 5GB, tích hợp trực tiếp với các ứng dụng như Word, PowerPoint, Excel. Tự động đồng bộ dữ liệu khi có thay đổi, tăng cường bảo mật.
Chọn file hồ sơ muốn đưa lên OneDrive rồi copy
Chọn file hồ sơ muốn đưa lên OneDrive rồi copy
Ấn Windows E để mở File Explorer rồi chọn OneDrive, sau đó paste hồ sơ vừa copy vào thư mục OneDrive
Ấn Windows E để mở File Explorer rồi chọn OneDrive, sau đó paste hồ sơ vừa copy vào thư mục OneDrive

Dropbox:

  • Cài đặt ứng dụng Dropbox, tải dữ liệu lên và sắp xếp trong các thư mục:

Một số công cụ lưu trữ hồ sơ có trên Dropbox mà bạn cần biết:

+ Upload files: Tải lên và lưu trữ tệp tin.

+ Upload folder: Tải lên và lưu trữ thư mục.

+ New folder: Tạo thư mục mới.

+ New shared folder: Tạo thư mục mới để chia sẻ với người khác.

  • Dropbox miễn phí 2GB, hỗ trợ nâng cấp lên 1TB, tương thích với nhiều hệ điều hành.
Sau khi đăng nhập tài khoản Dropbox thành công, sử dụng chức năng Create new file để tải lên và lưu trữ hồ sơ
Sau khi đăng nhập tài khoản Dropbox thành công, sử dụng chức năng Create new file để tải lên và lưu trữ hồ sơ

iCloud:

  • Đăng nhập tài khoản Apple ID, sử dụng iCloud để lưu trữ và đồng bộ hóa tài liệu.
  • Miễn phí 5GB, tự động sao lưu danh bạ, hình ảnh, tài liệu và hỗ trợ tìm thiết bị.

Các nền tảng đám mây cung cấp chức năng sao lưu tự động, đảm bảo dữ liệu không bị mất trong trường hợp thiết bị gặp sự cố.

Bấm vào biểu tượng Apple, chọn System Preferences
Bấm vào biểu tượng Apple, chọn System Preferences
Truy cập Apple ID
Truy cập Apple ID
Mở Finder, tìm phần iCloud ở thanh bên trái. Bật iCloud Drive lên và điều chỉnh các cài đặt
Mở Finder, tìm phần iCloud ở thanh bên trái. Bật iCloud Drive lên và điều chỉnh các cài đặt
Click chọn ô vuông bên phải Desktop Documents Folders, bật đồng bộ sao lưu trên iCloud là xong
Click chọn ô vuông bên phải Desktop Documents Folders, bật đồng bộ sao lưu trên iCloud là xong

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng

Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu là một giải pháp dành cho doanh nghiệp có khối lượng hồ sơ lớn. Một số phần mềm phổ biến bao gồm DocuWare, Zoho Docs hoặc các hệ thống ERP tích hợp.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Cài đặt phần mềm và tạo tài khoản quản trị viên.
  • Thiết lập hệ thống lưu trữ theo từng phòng ban hoặc dự án cụ thể.
  • Quét tài liệu giấy bằng máy scan, lưu lại dưới dạng file điện tử.
  • Sử dụng chức năng tìm kiếm, phân quyền truy cập và sao lưu định kỳ.

Phần mềm hỗ trợ kiểm soát quyền truy cập, đồng thời tăng cường bảo mật và khả năng khôi phục dữ liệu.

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng để lưu trữ file trong máy tính
Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ chuyên dụng để lưu trữ file trong máy tính

Lưu trữ hồ sơ trong ổ cứng ngoài hoặc USB

Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính bằng cách sử dụng ổ cứng ngoài hoặc USB là một phương án tiết kiệm chi phí.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Kết nối thiết bị lưu trữ với máy tính.
  • Sao chép file từ máy tính vào thiết bị lưu trữ.
  • Sắp xếp dữ liệu theo hệ thống thư mục khoa học.
  • Định kỳ kiểm tra tình trạng của thiết bị và sao lưu dự phòng vào nơi khác.

Phương pháp này thích hợp để lưu trữ tài liệu quan trọng hoặc ít thay đổi.

Lưu trữ hồ sơ trong ổ cứng ngoài hoặc USB
Lưu trữ hồ sơ trong ổ cứng ngoài hoặc USB

Sử dụng chức năng nén file để tiết kiệm không gian

Nén file giúp giảm dung lượng lưu trữ và tiết kiệm không gian trên máy tính. Các công cụ như WinRAR, 7-Zip hay chức năng nén mặc định trên hệ điều hành đều được sử dụng phổ biến.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Chọn file hoặc thư mục cần nén.
  • Nhấn chuột phải và chọn Compress to ZIP file hoặc Add to Archive.
  • Đặt tên file nén và chọn định dạng (.zip hoặc .rar).
  • Lưu file nén vào vị trí mong muốn trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ.

Cách lưu trữ dữ liệu online này còn giúp bảo mật dữ liệu bằng cách thiết lập mật khẩu cho file nén.

Nhấn chuột phải và chọn Compress to ZIP file hoặc Add to Archive
Nhấn chuột phải và chọn Compress to ZIP file hoặc Add to Archive
Đổi tên file và nhấn OK để lưu file .zip lại trong máy tính
Đổi tên file và nhấn OK để lưu file .zip lại trong máy tính

Lưu trữ trên máy chủ nội bộ

Máy chủ nội bộ phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý dữ liệu tập trung, đảm bảo quyền riêng tư, truy cập nội bộ nhanh chóng.

Hướng dẫn thực hiện:

  • Thiết lập máy chủ cục bộ, cài đặt các phần mềm quản lý tệp tin như NAS hoặc Windows Server.
Thiết lập máy chủ cục bộ, cài đặt các phần mềm quản lý tệp tin NAS rồi lưu trữ hồ sơ
Thiết lập máy chủ cục bộ, cài đặt các phần mềm quản lý tệp tin NAS rồi lưu trữ hồ sơ

Nguyên tắc tổ chức thư mục khoa học

Lưu trữ hồ sơ trên máy tính cần được thực hiện theo các nguyên tắc tổ chức cụ thể:

  • Phân cấp hợp lý: Chỉ nên tổ chức thư mục từ 4-5 cấp để dễ dàng quản lý và truy cập.
  • Theo nhóm và thời gian: Phân loại theo các nhóm công việc và thời gian cụ thể như tháng, năm.
  • Đánh dấu thư mục quan trọng: Sử dụng biểu tượng đặc biệt hoặc các công cụ hỗ trợ để làm nổi bật.
  • Tổ chức định kỳ: Sau mỗi năm, nén và lưu trữ các tài liệu cũ ra ổ đĩa ngoài hoặc đám mây để giải phóng không gian.
Chỉ nên tổ chức thư mục từ 4, 5 cấp để dễ dàng quản lý và truy cập
Chỉ nên tổ chức thư mục từ 4, 5 cấp để dễ dàng quản lý và truy cập

Lưu ý để lưu trữ hồ sơ an toàn

Để lưu trữ tài liệu trên máy tính đạt hiệu quả cao nhất, cần lưu ý:

  • Sao lưu định kỳ: Lưu dữ liệu trên ổ cứng ngoài. đám mây hoặc các vật dụng để đựng tài liệu văn phòng như bìa nút A4 có in F0 CBF02 để tránh mất mát khi máy tính hỏng.
  • Mã hóa dữ liệu: Sử dụng mật khẩu và phần mềm bảo mật để bảo vệ các tệp quan trọng.
  • Phân quyền truy cập: Đối với các tài liệu nhạy cảm, chỉ cấp quyền chỉnh sửa cho người có thẩm quyền.

Cần được lựa chọn các cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính dựa trên nhu cầu và khả năng sử dụng. Ứng dụng linh hoạt các phần mềm soạn thảo văn bản, các công cụ lưu trữ đám mây, thiết bị ngoại vi và phần mềm quản lý sẽ giúp tối ưu hóa việc bảo quản dữ liệu một cách an toàn, khoa học và hiệu quả.


Bình luận về Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính an toàn, khoa học, hiệu quả

Quản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
x
Đăng ký nhận thông tin
0.31764 sec| 2831.883 kb