Quy định và cách tính định mức văn phòng phẩm

Để tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng phẩm, các doanh nghiệp cần xây dựng quy định cụ thể và áp dụng phương pháp tính định mức khoa học. Việc này giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả làm việc và tránh lãng phí tài nguyên. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách xây dựng quy định và tính toán định mức văn phòng phẩm phù hợp.

Mục đích và nguyên tắc quản lý văn phòng phẩm

Mục đích

Việc ban hành quy định và tính toán định mức sử dụng văn phòng phẩm nhằm đạt được các mục tiêu sau:

• Nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm phục vụ công việc của từng bộ phận.
• Tạo cơ sở để kiểm soát chi phí văn phòng phẩm một cách hợp lý.
• Nâng cao ý thức tiết kiệm, bảo quản văn phòng phẩm của cán bộ nhân viên.
• Tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm của các phòng ban.

Nguyên tắc quản lý

Phạm vi áp dụng: Quy định áp dụng cho tất cả các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.

Trách nhiệm:

• Phòng hành chính (HCNS): Lập kế hoạch mua sắm, theo dõi định mức sử dụng, bảo quản và cấp phát văn phòng phẩm.
• Trưởng phòng/Trưởng bộ phận: Kiểm soát việc sử dụng văn phòng phẩm của nhân viên trong phòng ban mình.
• Nhân viên: Sử dụng văn phòng phẩm đúng mục đích, tiết kiệm, tránh lãng phí.

Hình thức xử phạt: Quy định các mức phạt đối với những vi phạm về sử dụng và quản lý văn phòng phẩm.

Phân loại văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm trong doanh nghiệp thường được chia thành các nhóm sau:

• Giấy in, giấy photo: Giấy A4, A3, giấy màu, giấy bìa... Giấy Double A A4 70gsm, giấy Paper One A3 80gsm,...
• Vật tư văn phòng: Bút viết, bút dạ quang, kẹp giấy, ghim bấm...
• Vật tư lưu trữ: File lưu, bìa lưu, hộp đựng tài liệu...
• Mực in, mực photo
• Thiết bị văn phòng nhỏ: Dập ghim, đục lỗ, kéo, dao rọc giấy...

Cách tính định mức văn phòng phẩm

Định mức văn phòng phẩm là số lượng văn phòng phẩm cần thiết cho một cá nhân hoặc một phòng ban sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định (tháng, quý, năm). Cách tính định mức văn phòng phẩm phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Ngành nghề hoạt động: Ngành nghề khác nhau sẽ có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm khác nhau. Ví dụ, ngành thiết kế sẽ cần nhiều giấy in, bút vẽ hơn so với ngành kế toán.
• Quy mô doanh nghiệp: Doanh nghiệp quy mô lớn thường có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm nhiều hơn doanh nghiệp quy mô nhỏ.
• Số lượng nhân viên: Số lượng nhân viên trong một phòng ban ảnh hưởng đến lượng văn phòng phẩm cần thiết.
• Đặc thù công việc: Tùy theo tính chất công việc của từng phòng ban mà sẽ có nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm khác nhau. Ví dụ, phòng Marketing cần nhiều giấy in hơn phòng Nhân sự.

Định mức sử dụng chung

Dưới đây là một số định mức sử dụng văn phòng phẩm tham khảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

• Giấy in A4: 1 ram/người/tháng
• Bút bi: 2 cây/người/tháng
• Bút dạ quang: 1 cây/người/3 tháng
• Ghim bấm: 1 hộp/phòng/tháng
• File lưu: 5 cái/người/tháng
• Mực in: 1 hộp/máy in/2 tháng

Tuy nhiên, định mức cụ thể cần được tính toán dựa trên đặc thù công việc của từng doanh nghiệp.

Định mức theo chức danh

Ngoài định mức chung, có thể xây dựng định mức riêng cho một số chức danh đặc thù như sau:

• Lãnh đạo cấp cao: Được cấp thêm 50% so với định mức chung
• Nhân viên kế toán: Được cấp thêm 30% giấy in, file lưu
• Nhân viên kinh doanh: Được cấp thêm name card, sổ tay
• Nhân viên IT: Được cấp thêm đĩa CD, USB

Quy trình cấp phát và quản lý văn phòng phẩm

Quy trình cấp phát

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm thông thường gồm các bước:

Bước 1: Các phòng ban lập phiếu đề nghị cấp văn phòng phẩm theo mẫu quy định.

Bước 2: Trưởng phòng kiểm tra, phê duyệt phiếu đề nghị.

Bước 3: Phòng hành chính tổng hợp kiểm tra định mức, xác nhận số lượng cấp.

Bước 4: Kế toán kiểm tra ngân sách, ký duyệt cấp phát.

Bước 5: Thủ kho xuất kho và giao văn phòng phẩm cho các phòng ban.

Bước 6: Các phòng ban ký nhận và sử dụng văn phòng phẩm.

Quản lý sử dụng

Để quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm, cần thực hiện:

• Ghi chép chi tiết số lượng cấp phát cho từng phòng ban.
• Định kỳ kiểm tra việc sử dụng tại các phòng ban.
• So sánh lượng sử dụng thực tế với định mức.
• Yêu cầu giải trình các trường hợp vượt định mức.
• Đề xuất điều chỉnh định mức nếu cần thiết.

Xử lý vi phạm

Đối với các trường hợp vi phạm quy định sử dụng văn phòng phẩm, cần có biện pháp xử lý như:

• Nhắc nhở, cảnh cáo đối với vi phạm nhỏ.
• Yêu cầu bồi thường nếu làm hỏng, mất mát.
• Giảm lương, thưởng đối với vi phạm nghiêm trọng.
• Chuyển công tác nếu tái phạm nhiều lần.

Phương pháp tính toán xây dựng định mức văn phòng phẩm

Các yếu tố cần xem xét

Khi tính toán định mức văn phòng phẩm, cần xem xét các yếu tố sau:

• Đặc thù công việc của từng vị trí
• Quy mô và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
• Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin
• Thói quen sử dụng văn phòng phẩm
• Ngân sách dành cho văn phòng phẩm
• Số liệu sử dụng thực tế trong quá khứ

Các bước tính toán

Quy trình tính toán định mức văn phòng phẩm gồm các bước:

Bước 1: Thu thập số liệu sử dụng thực tế trong 3-6 tháng gần nhất.

Bước 2: Phân tích số liệu theo từng loại văn phòng phẩm và phòng ban.

Bước 3: Tính toán mức sử dụng trung bình của từng loại.

Bước 4: Điều chỉnh theo các yếu tố đặc thù của doanh nghiệp.

Bước 5: Xác định định mức sử dụng cho từng loại và phòng ban.

Bước 6: Lấy ý kiến các bên liên quan về định mức dự kiến.

Bước 7: Hoàn thiện và ban hành định mức chính thức.

Ví dụ cụ thể

Ví dụ tính định mức giấy in A4 cho nhân viên văn phòng:

• Số liệu 3 tháng gần nhất: 750 tờ/người/tháng
• Điều chỉnh giảm 10% do áp dụng hệ thống văn phòng điện tử
• Định mức dự kiến: 750 x 90% = 675 tờ/người/tháng
• Làm tròn thành 1 ram (500 tờ)/người/tháng

Phần mềm quản lý văn phòng phẩm

Để giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng văn phòng phẩm, doanh nghiệp có thể áp dụng một số giải pháp công nghệ vào quản lý và định mức văn phòng phẩm:

• Triển khai hệ thống văn phòng điện tử, giảm in ấn
• Sử dụng chữ ký số thay vì ký tay
• Lưu trữ tài liệu trên cloud thay vì file giấy
• Sử dụng các ứng dụng ghi chú điện tử

Đồng thời, tham khảo thay đổi quy trình làm việc:

• Khuyến khích họp trực tuyến thay vì in tài liệu
• Yêu cầu duyệt bản thảo kỹ trước khi in chính thức
• Quy định in 2 mặt giấy đối với tài liệu nội bộ
• Tái sử dụng giấy in hỏng làm giấy nháp

Xây dựng quy định và tính toán định mức văn phòng phẩm một cách khoa học sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả, đồng thời nâng cao ý thức tiết kiệm của nhân viên. Các giải pháp kèm theo như ứng dụng công nghệ, thay đổi quy trình làm việc sẽ góp phần tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng phẩm, mang lại lợi ích kinh tế đáng kể cho doanh nghiệp.