Chia sẻ mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng mới nhất

Trong các giao dịch hợp đồng, việc thanh toán đúng hạn là yêu cầu quan trọng giúp duy trì quan hệ hợp tác bền vững giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên, không phải lúc nào đối tác cũng đảm bảo thanh toán kịp thời. Khi phát sinh vấn đề về công nợ, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng để yêu cầu khách hàng thanh toán theo thỏa thuận đã ký kết.

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng và đảm bảo tính chuyên nghiệp, Văn phòng phẩm HL xin đề xuất một số mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng, được cải biên từ mẫu gốc bạn cung cấp, kết hợp với những gợi ý bổ sung:

Chia sẻ mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng mới nhất

Mẫu đề nghị thanh toán gửi khách hàng thường bao gồm các thông tin quan trọng, giúp khách hàng dễ dàng hiểu rõ về yêu cầu thanh toán. Đầu tiên, doanh nghiệp cần ghi rõ đối tượng nhận văn bản, kèm theo thông tin hợp đồng cụ thể như số hợp đồng, ngày ký kết và các điều khoản thanh toán. Tiếp đó, văn bản cần nêu rõ giá trị hợp đồng, tỷ lệ và số tiền cần thanh toán, cũng như thời hạn thanh toán theo hợp đồng.

Bên cạnh đó, mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng cần bổ sung thông tin tài khoản ngân hàng của công ty nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thanh toán. Đồng thời, văn bản cũng có thể bao gồm lời cảm ơn và kỳ vọng vào sự hợp tác từ phía khách hàng.

Dưới đây là một số nội dung thường có trong mẫu giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng:

Mẫu giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng (mẫu 1)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG NỢ

Kính gửi: ……………………….

Thực hiện hợp đồng kinh tế số … ký ngày … giữa … và Công ty ………..về việc …, chúng tôi

đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ qui định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký

Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị

hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Vậy, chúng tôi kính đề nghị quý cơ quan thanh toán …% giá trị hợp đồng tương đương số tiền:

… đồng (…) theo đúng qui định trong hợp đồng.

Tên tài khoản: Công ty………………………

Số tài khoản: …………. tại Ngân hàng……….. - Chi nhánh……..

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn!

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Mẫu giấy đề nghị khách hàng thanh toán (mẫu 2)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Địa danh, ngày …. tháng ….  năm …….

GIẤY YÊU CẦU THANH TOÁN CÔNG NỢ

Kính gửi: Công Ty …

Căn cứ hợp đồng kinh tế số: … ngày …, Phụ lục hợp đồng: … ngày … giữa Công ty … và Công  ty …..

Căn cứ Biên bản ….

Căn cứ biên bản thanh lý hợp đồng ngày: …

Căn cứ …

Công Ty …. chân thành cảm ơn sự quan tâm hợp tác tốt đẹp của Quý Công Ty trong thời gian qua.

Thực hiện hợp đồng kinh tế số: ………. ngày … tháng .... năm....  được ký giữa Công ty ……….. và Công Ty . …… về việc: ….

Chúng tôi đã bàn giao đầy đủ hàng hoá và giấy tờ quy định tại điều … của hợp đồng. Đại diện hai bên đã ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu thiết bị ngày … tháng … năm ….

Theo điều khoản Thanh toán hợp đồng (điều …), bên Mua sẽ thanh toán cho bên Bán …% giá trị hợp đồng trong vòng …ngày kể từ ngày ký Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa.

Theo thanh lý và nghiệm thu (…..) quý công ty đã thanh toán chậm ….ngày (từ ngày … tháng.... đến ngày.... tháng....) so với tiến độ quy định tại Hợp đồng này.

Vậy, chúng tôi kính đề nghị Công ty….. thanh toán công nợ theo đúng quy định tại

Điều …

Hợp đồng kinh tế số: ……

Ký ngày ….. cụ thể:

- Số tiền còn phải thanh toán là:   ………đồng.

Bằng chữ: …………………….

Tên tài khoản: Công Ty…………

Số tài khoản: …. Tại: Ngân hàng ……….., chi nhánh …

Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý cơ quan và có thông tin phản hồi lại cho chúng tôi về việc thanh toán số tiền trên.

Trân trọng!

Công ty…

Giám đốc

( Ký và ghi rõ họ tên)

Cấu trúc mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng

Một mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng hoàn chỉnh thường bao gồm các nội dung sau:

• Tiêu đề: Giấy đề nghị thanh toán công nợ
• Người gửi: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email
• Người nhận: Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email
• Nội dung:
  1. Nhắc lại hợp đồng: Số hợp đồng, ngày ký kết, đối tượng hàng hóa/dịch vụ, tổng giá trị hợp đồng.
  2. Nhắc lại tiến độ thanh toán: Các khoản đã thanh toán, các khoản còn thiếu, hạn thanh toán theo hợp đồng.
  3. Yêu cầu thanh toán: Yêu cầu khách hàng thanh toán số tiền còn thiếu, kèm theo thông tin tài khoản ngân hàng để chuyển khoản.
  4. Thời hạn thanh toán: Đặt ra thời hạn cụ thể để khách hàng thực hiện việc thanh toán.
  5. Hậu quả nếu không thanh toán: Thông báo về các biện pháp pháp lý mà doanh nghiệp có thể thực hiện nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn.
• Phần kết: Kính chào, trân trọng cảm ơn.
• Chữ ký, dấu của người đại diện công ty

Cách điền mẫu đề nghị thanh toán gửi khách hàng

• Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng cần tuân thủ các quy định về nội dung và hình thức theo quy định hiện hành.
• Văn bản cần được soạn thảo bằng tiếng Việt chuẩn mực với cách trình bày rõ ràng, mạch lạc.
• Khi soạn thảo mẫu đề nghị thanh toán gửi khách hàng, người viết cần nêu đầy đủ thông tin về đơn vị phát hành như tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính.
• Phần nội dung chính của mẫu giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng bao gồm họ tên người đề nghị, chức vụ, phòng ban công tác.
• Mẫu giấy đề nghị khách hàng thanh toán cần thể hiện chi tiết các khoản cần thanh toán. Người lập cần ghi rõ số tiền bằng số và chữ, đơn vị tính tiền tệ.
• Các chứng từ kèm theo như hóa đơn, biên lai gốc hoặc bản sao công chứng cần được liệt kê cụ thể số lượng.
• Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng yêu cầu chữ ký xác nhận của người đề nghị thanh toán và người phê duyệt có thẩm quyền.
• Thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán cần được nêu rõ trong văn bản.
• Việc lưu trữ mẫu đề nghị thanh toán gửi khách hàng cần tuân theo quy định về thời gian bảo quản chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần sao lưu các bản gốc và bản sao để đối chiếu khi cần thiết.

Lưu ý khi gửi mẫu giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng

• Khi lập mẫu giấy đề nghị thanh toán, cần đảm bảo tính chính xác và chi tiết cho các nội dung liên quan. Để thuận tiện trong quá trình gửi và nhận thanh toán, mẫu giấy đề nghị cần ghi đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ rõ ràng, thời gian gửi. Nội dung mẫu đề nghị cần làm rõ số tiền cần thanh toán, mục đích đã chi tiêu và tên người nhận.
• Mẫu đề nghị thanh toán cần có chữ ký xác nhận từ các bộ phận liên quan. Đặc biệt là chữ ký của người lập đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt nhằm bảo đảm sự chính xác trước khi chuyển tới thủ quỹ.
• Trong trường hợp lập giấy đề nghị thanh toán gửi cho khách hàng liên quan đến công nợ, bên đề nghị cần ghi rõ số hợp đồng và các điều khoản thỏa thuận đã ký kết. Mọi thông tin phải chính xác, chi tiết nhằm hạn chế sai sót.
• Trong mẫu giấy in đề nghị thanh toán, số tiền cần thanh toán cần được ghi bằng số và chữ. Quy định này giúp tránh tình trạng tẩy xóa hoặc nhầm lẫn.
• Mẫu giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin, đảm bảo đúng yêu cầu của cả hai bên trước khi gửi đi.