Những rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm không phải ai cũng biết

Kinh doanh văn phòng phẩm thoạt nhìn có vẻ đơn giản, là một thị trường ổn định với nhu cầu liên tục từ học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, đằng sau vẻ ngoài ấy ẩn chứa những rủi ro tiềm tàng, có thể khiến nhiều người mới bước chân vào lĩnh vực này phải ngỡ ngàng. Nếu đang ấp ủ ý định dấn thân vào con đường này, bạn cần trang bị cho mình kiến thức sâu về những thách thức rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm tiềm ẩn để luôn có phương án dự phòng mỗi khi gặp phải trắc trở. 

Những rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm

Cạnh tranh gay gắt

• Ngành văn phòng phẩm Việt Nam có tính cạnh tranh gay gắt, với sự hiện diện của đa dạng các mô hình kinh doanh: từ các cửa hàng truyền thống, đại lý phân phối lớn, cho đến các "ông lớn" trong ngành bán lẻ và cả những cửa hàng online và cả các siêu thị đa ngành hàng.

• Giá cả cạnh tranh khốc liệt, áp lực giảm giá dẫn đến lợi nhuận mỏng, thậm chí thua lỗ. Để tồn tại và phát triển trong ngành này, đòi hỏi bạn phải có chiến lược cạnh tranh sắc bén, tìm kiếm lợi thế riêng biệt, xây dựng thương hiệu và lòng trung thành của khách hàng.

Biến động giá cả

Giá cả các mặt hàng văn phòng phẩm biến động liên tục, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như giá nguyên liệu, tỷ giá hối đoái, chính sách thuế. Điều này khiến việc quản lý chi phí và giá bán trở nên khó khăn, đòi hỏi người kinh doanh phải theo sát thị trường, có khả năng dự báo và điều chỉnh linh hoạt để tránh tình trạng nhập hàng đắt, bán rẻ, ảnh hưởng đến lợi nhuận.

Nhu cầu đa dạng, khó nắm bắt

• Mặt hàng văn phòng phẩm vô cùng đa dạng, phục vụ cho nhiều đối tượng khác nhau với nhu cầu riêng biệt. Từ học sinh tiểu học cần bút chì, tẩy đến sinh viên cần máy tính, tài liệu, đến nhân viên văn phòng cần giấy in, kẹp tài liệu...

• Doanh nghiệp cần linh hoạt, nhạy bén với sự thay đổi, phải có nghiên cứu thị trường sâu sắc, cập nhật liên tục, dự đoán nhu cầu, đặc biệt là biến động theo mùa vụ, theo xu hướng giáo dục, theo các kỳ thi lớn... để tránh tình trạng tồn hàng ế ẩm, khó bán.

Tỷ lệ hàng tồn kho lớn

Việc ôm quá nhiều hàng tồn kho có thể khiến doanh nghiệp gặp nhiều rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm như hàng hết hạn sử dụng, hư hỏng, mất giá trị. Quản lý tồn kho hiệu quả là bài toán khó, đòi hỏi kỹ năng tính toán chính xác, dự báo nhu cầu, lên kế hoạch nhập hàng hợp lý. Tồn hàng quá nhiều dẫn đến chi phí lưu trữ, hàng hóa lỗi thời, trong khi thiếu hàng lại mất cơ hội bán hàng, ảnh hưởng đến doanh thu.

Xem thêm: Mở cửa hàng văn phòng phẩm cần bao nhiêu vốn?

Tín dụng khách hàng

Trong ngành văn phòng phẩm, rủi ro bán hàng trả chậm, cho công nợ là phổ biến, đặc biệt với các khách hàng doanh nghiệp. Điều này có thể mang lại lợi ích về doanh số nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro lớn về thu hồi nợ. Khách hàng chậm thanh toán, hủy đơn hàng đột ngột, hay phá sản có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu vốn, khó khăn về dòng tiền. Giải pháp duy nhất là kiểm tra năng lực thanh toán của khách hàng, thiết lập chính sách bán hàng, hạn mức tín dụng hợp lý.

Khách vãng lai và tính thời vụ

• So với các ngành hàng khác, khách hàng văn phòng phẩm có tần suất mua sắm không thường xuyên. Doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng lòng trung thành, thu hút khách hàng quay lại, kích thích nhu cầu mua sắm thông qua các chương trình khuyến mãi, chăm sóc khách hàng.

• Nhu cầu văn phòng phẩm có tính thời vụ cao, phụ thuộc vào mùa tựu trường, các kỳ thi lớn, các dịp lễ tết... Doanh nghiệp cần nắm bắt các mùa vụ, chuẩn bị nguồn hàng, chương trình khuyến mãi phù hợp để đón đầu nhu cầu, tránh tình trạng lỡ dịp, doanh thu giảm sút.

Công nghệ thay đổi

Sự phát triển của công nghệ tác động mạnh mẽ đến ngành văn phòng phẩm. Việc sử dụng các công cụ điện tử thay thế cho các mặt hàng truyền thống như giấy in, máy fax, bìa hồ sơ... dẫn đến nhu cầu giảm sút. Chủ động đón đầu xu hướng, chuyển đổi sang các sản phẩm công nghệ mới, dịch vụ văn phòng phẩm hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi với thời đại.

Nhân lực thiếu kỹ năng

Ngành văn phòng phẩm đòi hỏi đội ngũ nhân viên am hiểu sản phẩm, tư vấn nhiệt tình, thân thiện. Việc tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân viên giỏi là thách thức lớn. Nhân viên thiếu chuyên nghiệp, không nhiệt tình có thể khiến khách hàng thất vọng, ảnh hưởng đến uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp.

Marketing hạn chế

Ngân sách marketing cho các doanh nghiệp văn phòng phẩm thường eo hẹp, khó cạnh tranh với các "ông lớn" có nguồn lực marketing mạnh mẽ, bao gồm đội ngũ chuyên gia, ngân sách lớn, và khả năng tiếp cận các kênh truyền thông rộng rãi.

Để khắc phục rủi ro này, các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần tập trung vào các giải pháp sau:

• Lựa chọn kênh marketing phù hợp: Với ngân sách hạn chế, các doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn các kênh marketing phù hợp với khả năng tài chính và mục tiêu của doanh nghiệp như gửi email, gọi điện thoại, tạo và duy trì các trang mạng xã hội của doanh nghiệp, tham gia các nhóm và cộng đồng liên quan, hay tạo ra các nội dung chất lượng, hữu ích để thu hút khách hàng. 

• Tối ưu hóa website và SEO: Xây dựng website chuyên nghiệp, tối ưu hóa website để thân thiện với các công cụ tìm kiếm.

• Tham gia các sự kiện và hội chợ: Tham gia các sự kiện và hội chợ liên quan để quảng bá sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp.

• Hợp tác với các đối tác: Hợp tác với các đối tác có chung đối tượng khách hàng để chia sẻ chi phí marketing.

Thay đổi các cơ chế pháp lý

Các quy định về thuế, kinh doanh, nhập khẩu có thể thay đổi bất ngờ, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Cập nhật liên tục thông tin pháp luật, tìm hiểu các chính sách mới là điều cần thiết.

Lời khuyên dành cho người kinh doanh văn phòng phẩm

• Nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng: Thấu hiểu nhu cầu khách hàng, nắm bắt xu hướng, và dự đoán biến động thị trường là chìa khóa để xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả.
• Tìm kiếm lợi thế cạnh tranh: Xây dựng thương hiệu riêng, cung cấp dịch vụ tốt hơn, hoặc tập trung vào một phân khúc thị trường cụ thể để tạo ra sự khác biệt.
• Quản lý tài chính chặt chẽ: Dự báo chi phí, kiểm soát giá bán, và quản lý tồn kho hiệu quả để đảm bảo dòng tiền ổn định.
• Đầu tư vào đội ngũ nhân viên: Tuyển dụng, đào tạo, và tạo môi trường làm việc tốt để thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi.
• Linh hoạt và thích ứng: Nhanh chóng nắm bắt những thay đổi của thị trường, công nghệ, và nhu cầu khách hàng để điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.
• Kiên trì và không bỏ cuộc: Thành công trong kinh doanh không đến một sớm một chiều. Hãy kiên trì với mục tiêu, học hỏi từ những sai lầm, và không ngừng cải thiện để vượt qua những khó khăn.

Kinh doanh văn phòng phẩm tuy có vẻ đơn giản, nhưng ẩn chứa nhiều rủi ro tiềm tàng. Những người khởi nghiệp trong lĩnh vực này cần trang bị kiến thức, kỹ năng, sự nhạy bén và khả năng thích nghi cao để vượt qua những rủi ro khi kinh doanh văn phòng phẩm, xây dựng doanh nghiệp vững mạnh và thành công.

Xem thêm: 5 Nguồn nhập hàng văn phòng phẩm uy tín hiện nay