Chọn loại giấy chuẩn cho các tài liệu lưu trữ dài hạn

Tờ giấy hợp đồng ký năm ngoái, bộ hồ sơ nhân sự từ chục năm trước, hay quyết định thành lập đơn vị từ thời mới thành lập, đây đều là những tài liệu mà thời điểm in ra, ít ai nghĩ đến việc chọn đúng loại giấy. Nhưng chỉ vài năm sau, giấy ố vàng, giòn, chữ mờ, hoặc tệ hơn là mục nát thì câu hỏi về loại giấy đã dùng mới trở thành vấn đề cấp bách.

Đối với tài liệu lưu trữ dài hạn, giấy thông thường mua theo giá thấp nhất không phải là lựa chọn phù hợp. Việt Nam đã ban hành TCVN 14166:2024 về giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ, có hiệu lực từ tháng 9/2024, cung cấp khung tiêu chuẩn rõ ràng để các cơ quan, tổ chức căn cứ vào khi mua giấy cho mục đích lưu trữ lâu dài.

Vì sao giấy thường không đủ dùng cho lưu trữ dài hạn?

Axit trong giấy là nguyên nhân chính gây hao mòn

Giấy Ik Copy A4 80 thông thường được sản xuất qua quy trình sử dụng axit để tách sợi gỗ. Dù đã qua xử lý, lượng axit tồn dư và lignin (chất kết dính tự nhiên trong gỗ) vẫn còn trong thành phần giấy. Theo thời gian, các hợp chất này phản ứng với oxy và độ ẩm không khí, làm suy yếu cấu trúc xơ sợi giấy. Giấy chuyển vàng, giòn và cuối cùng vỡ vụn.

Với giấy thông thường được sản xuất theo phương pháp cũ, quá trình này có thể diễn ra trong vài chục năm. Vì vậy các tài liệu từ thế kỷ 19 sử dụng giấy axit ngày nay xuống cấp nghiêm trọng hơn nhiều so với các bản thảo từ thế kỷ 15 được in trên giấy bông hoặc giấy dó thuần thực vật.

Lignin đẩy nhanh quá trình ố vàng

Lignin trong giấy phản ứng với ánh sáng và nhiệt độ, tạo ra các sắc tố vàng nâu đặc trưng trên tờ giấy cũ. Hiện tượng này không chỉ ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ mà còn phản ánh sự suy thoái vật lý của giấy. Giấy đạt tiêu chuẩn lưu trữ cần loại bỏ hoặc giảm tối đa hàm lượng lignin trong quá trình sản xuất.

Tiêu chuẩn TCVN 14166:2024 phân loại giấy cho tài liệu lưu trữ

Theo TCVN 14166:2024 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước biên soạn, giấy in tài liệu dùng cho lưu trữ được phân thành ba cấp dựa trên tuổi thọ ước tính:

Cấp A: Tuổi thọ tài liệu từ 300 năm trở lên

Đây là cấp cao nhất, dành cho tài liệu có giá trị lịch sử vĩnh viễn, hồ sơ pháp lý quan trọng hoặc các văn bản cần bảo quản theo thế hệ. Giấy cấp A thường được làm từ xơ sợi cotton hoặc các vật liệu cellulose tinh khiết, không chứa lignin, có độ pH kiềm nhẹ.

Cấp B: Tài liệu lưu trữ tuổi thọ từ 100 đến dưới 300 năm

Phù hợp với tài liệu của cơ quan nhà nước cần bảo quản theo quy định pháp luật, hồ sơ nhân sự, hợp đồng dài hạn, quyết định quan trọng.

Cấp C: Tuổi thọ giấy để lưu trữ từ 50 đến dưới 100 năm

Dùng cho tài liệu nội bộ có thời hạn bảo quản từ 20 - 70 năm theo quy định của từng loại hồ sơ.

Giấy thông thường văn phòng (70 - 80 gsm thị trường) không thuộc bất kỳ cấp nào trong phân loại này và không được xem là giấy lưu trữ. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu giấy lưu trữ phải ghi rõ trên nhãn: kích thước, định lượng, loại giấy, cấp bậc và thông tin nhà sản xuất, giúp người dùng xác nhận chất lượng trước khi mua.

Các chỉ tiêu kỹ thuật cần lưu ý khi chọn giấy lưu trữ

Độ pH là chỉ tiêu quan trọng nhất

Giấy lưu trữ cần có độ pH từ 7.5 - 10. Độ pH trung tính hoặc kiềm nhẹ ức chế phản ứng oxy hóa làm mục giấy. Một số nhà sản xuất còn bổ sung canxi cacbonat (CaCO₃) vào thành phần giấy như chất đệm dự phòng giúp trung hòa axit hình thành trong quá trình lưu trữ lâu dài, đặc biệt hữu ích trong môi trường có ô nhiễm không khí.

Giấy đạt tiêu chuẩn này thường ghi trên bao bì "acid-free" (không chứa axit) hoặc "pH neutral". Tuy nhiên, cần lưu ý giấy acid-free chưa chắc không chứa lignin. Để đạt tiêu chuẩn lưu trữ dài hạn thực sự, giấy cần đồng thời acid-free và không chứa lignin (lignin-free).

Định lượng không phải cứ dày là tốt

Với giấy lưu trữ dài hạn, định lượng phổ biến được khuyến nghị là từ 70 - 90 gsm cho tài liệu dạng tờ. Giấy quá mỏng dễ giòn và rách theo thời gian, nhưng giấy quá dày không phải lúc nào cũng có tuổi thọ cao hơn. Yếu tố quyết định là thành phần hóa học và quy trình sản xuất.

Với bìa hồ sơ lưu trữ theo TCVN 9251:2012, định lượng tối thiểu cần đạt 250 gsm cùng với các chỉ tiêu về độ bền kéo và độ chịu bục nhất định.

Vượt qua bài test độ bền cơ lý sau lão hóa nhân tạo

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9706:1994 - tiêu chuẩn tham chiếu quan trọng mà TCVN 14166:2024 dựa vào, yêu cầu giấy lưu trữ vẫn giữ được tối thiểu 80% độ bền kéo, độ bền xé và độ chịu bục sau quá trình lão hóa nhân tạo. Đây là bài kiểm tra mô phỏng tác động của nhiều năm bảo quản trong điều kiện bình thường.

Các loại giấy thông dụng dùng để in tài liệu cần lưu trữ

Giấy văn phòng thông thường

Phù hợp cho in ấn nội bộ hàng ngày, nhưng không đạt tiêu chuẩn lưu trữ dài hạn. Các thương hiệu phổ biến giấy Double A a4 70gsm, IK Plus, Paper One 70 - 80 gsm sản xuất theo tiêu chuẩn in ấn thông thường, không được kiểm định theo TCVN 14166:2024.

Giấy in hành chính, công văn cơ quan nhà nước

Để đáp ứng quy định về thời hạn bảo quản tài liệu theo Luật Lưu trữ 2024, các cơ quan cần dùng giấy đạt ít nhất cấp C (50 - 100 năm) cho tài liệu có thời hạn bảo quản trên 20 năm, và cấp B trở lên cho tài liệu lưu trữ vĩnh viễn.

Tuyệt đối không dùng giấy in nhiệt cho tài liệu cần lưu trữ. Chữ in nhiệt dễ phai trong vài năm kể cả trong điều kiện bảo quản tốt và hoàn toàn không đáp ứng bất kỳ tiêu chuẩn lưu trữ nào.

Lựa chọn giấy cho tài liệu lưu trữ dài hạn không chỉ là quyết định về chi phí mà còn là quyết định về pháp lý và trách nhiệm quản lý. Giấy đạt tiêu chuẩn TCVN 14166:2024 (cấp A, B hoặc C tùy thời hạn bảo quản) cần đáp ứng đồng thời các yêu cầu về pH, hàm lượng lignin, định lượng và độ bền cơ lý sau lão hóa. Giấy văn phòng thông thường dù của thương hiệu tốt cũng không thay thế được giấy lưu trữ chuyên dụng cho các hồ sơ quan trọng cần giữ qua nhiều thập kỷ.