Các vật dụng trang thiết bị văn phòng cần thiết nhất phải có

Một văn phòng hoạt động trơn tru phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó một yếu tố quan trọng chính là sự trang bị đầy đủ các thiết bị và vật dụng cần thiết. Những vật dụng này không chỉ tác động trực tiếp đến năng suất làm việc của từng cá nhân mà còn góp phần xây dựng môi trường chuyên nghiệp, thoải mái cho toàn bộ tập thể. Vậy đâu là những trang thiết bị văn phòng không thể thiếu, lý do nào khiến chúng trở thành "trợ thủ" đắc lực của dân công sở?

Các vật dụng trang thiết bị văn phòng cần có

Thiết bị văn phòng phẩm

Các thiết bị văn phòng phẩm là cốt lõi vận hành công việc trơn tru, có tác dụng hỗ trợ giao tiếp và ghi chú hiệu quả.

• Giấy: Nền tảng cơ bản cho mọi hoạt động ghi chép, in ấn, sao chép... Giấy A4 để in tài liệu là loại phổ biến nhất, bên cạnh đó còn có các loại giấy chuyên dụng khác như giấy note nhỏ để ghi chú nhanh, giấy bìa, giấy fax... Chọn loại giấy phù hợp với nhu cầu, chất lượng tốt đảm bảo hiệu quả công việc và tiết kiệm chi phí.

• Bút viết: Dụng cụ không thể thiếu để ghi chép, ký kết tài liệu. Nên trang bị cả bút mực và bút bi với màu sắc khác nhau để phục vụ đa dạng mục đích. Chú ý lựa chọn bút viết vừa tay, mực trơn, tránh lem, khô nhanh.

• Bút đánh dấu: Dùng để tô màu, đánh dấu điểm quan trọng trong tài liệu, bản vẽ... Nên chọn loại bút highlighter có mực sáng rõ, bền màu, không lem sang trang khác.

• Băng keo: Sử dụng băng keo trong hay băng keo giấy để dán tài liệu, sửa lỗi, đóng gói… rất tiện lợi.

• Dụng cụ bấm lỗ/dập ghim: Giúp đóng tài liệu, hồ sơ gọn gàng, chuyên nghiệp. Bạn nên sử dụng các dụng cụ dễ thao tác để tiết kiệm thời gian.

Thiết bị lưu trữ

• Thư mục: Lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm. Chọn thư mục chất lượng, bền chắc, phân loại theo chủ đề rõ ràng.

• Kẹp tài liệu: Các loại kẹp bìa, kẹp tài liệu, kẹp hồ sơ đa dạng đáp ứng nhu cầu phân loại và bảo quản thông tin hiệu quả, giữ tài liệu rời rạc thành một tập, thuận tiện mang theo khi cần. Nên mua kẹp inox hoặc kim loại, vừa có tính bền chắc, lại tránh được tránh tình trạng gỉ sét, hỏng hóc.

• Hộp đựng bút: Ngăn nắp, gọn gàng bàn làm việc, bảo quản bút viết tốt hơn. Hộp đựng bút cần phù hợp với nhu cầu, chất liệu dễ lau chùi.

• Kệ/tủ tài liệu: Không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Dựa vào kích thước không gian, nhu cầu lưu trữ để lựa chọn kệ/tủ phù hợp, đảm bảo tính sắp xếp khoa học, dễ dàng tìm kiếm tài liệu.

Thiết bị công nghệ

• Máy tính: Công cụ trung tâm của mọi hoạt động văn phòng hiện đại. Chọn máy tính có cấu hình phù hợp với nhu cầu công việc, đảm bảo tính ổn định, bảo mật.

• Máy in: In ấn tài liệu, văn bản, hình ảnh... Có nhiều loại máy in laser trắng đen hoặc màu tùy theo nhu cầu, chú ý đến chi phí vận hành, bảo trì.

• Máy scan: Số hóa tài liệu giấy, lưu trữ trực tuyến, tiết kiệm không gian. Máy scan phù hợp nhất từ những thương hiệu chất lượng tốt, tốc độ nhanh, phù hợp với khối lượng tài liệu cần scan của các bộ phận.

• Máy hủy tài liệu: Bảo mật thông tin, an toàn cho dữ liệu nhạy cảm.

Thiết bị giao tiếp và kết nối

• Điện thoại bàn: Thiết bị liên lạc nội bộ và bên ngoài quan trọng. Chọn điện thoại có tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng, đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng, ổn định.

• Máy chiếu/Màn hình chiếu: Công cụ trình bày, chia sẻ thông tin hiệu quả trong các cuộc họp, hội thảo. Ưu tiên các loại máy chiếu độ phân giải cao, phù hợp với kích thước phòng họp, đảm bảo hình ảnh rõ nét, sống động.

• Bảng trắng/Bảng flipchart: Bề mặt ghi chép, trao đổi ý tưởng trong các cuộc họp, brainstorming. Bảng trắng khi trưng bày cần tỉ lệ hài hoà với bố cục không gian, nhu cầu sử dụng của công ty, đồng thời dễ dàng vệ sinh và có thể sử dụng lâu dài.

• Thiết bị mạng: Mao mạch của mạng lưới kết nối, đảm bảo giao tiếp thông suốt. Bộ phát wifi ổn định, dây mạng tốc độ cao sẽ đáp ứng nhu cầu truy cập internet, chia sẻ dữ liệu của một văn phòng số lượng lớn nhân sự.

Thiết bị tiện nghi

• Ghế văn phòng: Nâng đỡ cơ thể suốt cả ngày làm việc. Chọn ghế ngồi ergonomic thoải mái, có khả năng điều chỉnh độ cao, độ ngả để bảo vệ sức khỏe cột sống, giảm thiểu mệt mỏi trong quá trình làm việc.

• Bàn làm việc: Không gian thao tác, sắp xếp vật dụng. Nên lựa chọn kiểu bàn phù hợp với kích thước, nhu cầu sử dụng, đảm bảo đủ diện tích cho máy tính, giấy tờ, tài liệu.

• Đèn bàn: Cung cấp ánh sáng đầy đủ, thư giãn cho mắt. Các mẫu đèn bàn có độ sáng và nhiệt độ, màu sắc khá đa dạng, nên chọn sản phẩm có tính năng điều chỉnh độ sáng.

• Máy lọc không khí: Giữ cho không gian văn phòng trong lành, giảm thiểu bụi bẩn, mùi hôi, tạo môi trường làm việc an toàn, có lợi cho sức khoẻ.

• Cây xanh: Mang đến không gian xanh mát, giảm căng thẳng, mệt mỏi. Cây cảnh được lựa chọn để trưng bày cần thích hợp với điều kiện ánh sáng, nhiệt độ trong văn phòng, tạo điểm nhấn thẩm mỹ và không chiếm nhiều không gian sắp xếp thiết bị làm việc.

Mẹo hay để sử dụng hiệu quả các thiết bị văn phòng

Ngoài việc lựa chọn các vật dụng văn phòng phù hợp, bạn cũng cần biết cách sử dụng chúng hiệu quả để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu căng thẳng. Dưới đây là một số mẹo hay:

• Bảo quản văn phòng phẩm cẩn thận: Để văn phòng phẩm luôn sạch sẽ, không bị hư hỏng, bạn nên bảo quản chúng ở nơi khô ráo, thoáng mát. Tránh để văn phòng phẩm tiếp xúc với ánh nắng trực tiếp, nhiệt độ cao, hoặc độ ẩm cao.
• Giữ màn hình sạch sẽ: Màn hình máy tính là một trong những thiết bị dễ bám bụi nhất. Bạn nên vệ sinh màn hình máy tính thường xuyên để tránh bụi bẩn tích tụ, gây ảnh hưởng đến tầm nhìn và làm giảm hiệu suất làm việc.
• Sắp xếp bàn làm việc khoa học: Một bàn làm việc gọn gàng, ngăn nắp sẽ giúp bạn thoải mái, dễ dàng tìm kiếm tài liệu và nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy dành thời gian sắp xếp bàn làm việc mỗi ngày để duy trì thói quen này.
• Sử dụng các ứng dụng công nghệ thay thế một số vật dụng: Trong thời đại công nghệ 4.0, bạn có thể sử dụng các ứng dụng công nghệ để thay thế một số vật dụng văn phòng, chẳng hạn như ghi chú trên điện thoại thay cho giấy note hay sử dụng ứng dụng quản lý công việc thay cho sổ ghi chép.
• Khuyến khích văn hóa "sử dụng bền vững": Hãy sử dụng văn phòng phẩm một cách tiết kiệm và tái chế giấy, nạp mực máy in để góp phần bảo vệ môi trường.

"Một môi trường làm việc thoải mái và tiện nghi là một trong những yếu tố quan trọng nhất thúc đẩy sự sáng tạo và năng suất." - Thomas Peters, tác giả cuốn sách "In Search of Excellence" cho hay.

Việc đầu tư các trang thiết bị văn phòng phù hợp là một khoản đầu tư xứng đáng để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu căng thẳng cho nhân viên. Một môi trường làm việc thoải mái, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình, góp phần thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách bố trí bàn làm việc theo phong thủy tốt nhất