Lập kế hoạch công việc bằng sổ tay vẫn là phương pháp được nhiều người lựa chọn, dù không thiếu công cụ điện tử hỗ trợ. Lý do khá thực tế: viết tay giúp ghi nhớ tốt hơn, không bị phân tâm bởi thông báo, và dễ nhìn bao quát toàn bộ công việc trong ngày hay tuần chỉ qua một trang giấy. Kết hợp thêm bút màu giúp phân loại nhanh các đầu việc theo mức độ ưu tiên mà không cần đọc lại từng dòng.
Cùng Văn phòng phẩm HL tìm hiểu cách lập kế hoạch công việc, quản lý thời gian bằng sổ tay theo tháng, tuần, ngày cùng cách dùng màu sắc hiệu quả để theo dõi tiến độ.
Cách chọn sổ tay và lập hệ thống màu trước khi lên kế hoạch quản lý thời gian
Về sổ tay, không cần đầu tư quá nhiều. Tiêu chí quan trọng nhất là giấy đủ dày (như giấy Excel a4 80gsm trở lên) để bút highlight không bị nhòe sang trang sau. Kích thước A5 hoặc B5 vừa tay và tiện mang theo hơn A4. Sổ kẻ ngang hoặc kẻ ô vuông đều phù hợp, tùy thói quen viết của từng người.
Về bút màu, dùng bốn đến năm màu cố định với vai trò rõ ràng là đủ. Dùng quá nhiều bút màu để lập kế hoạch sổ tay planner dễ mất thời gian chọn màu hơn là tập trung vào nội dung.
Một số loại bút màu tham khảo để trang trí sổ tay lập kế hoạch công việc:
- Đỏ hoặc cam: Việc khẩn cấp, deadline trong ngày hoặc ngày mai.
- Xanh dương: Việc quan trọng nhưng chưa cấp bách, cần xếp lịch cụ thể.
- Vàng: Highlight mốc thời gian, cuộc họp, sự kiện cần nhớ.
- Xanh lá: Gạch hoặc tích khi hoàn thành.
- Tím hoặc xám: Ghi chú phụ, ý tưởng, thông tin bổ sung.
Lưu ý giữ sự nhất quán, ban đầu bạn đã dùng màu nào để làm gì thì dùng như vậy xuyên suốt, không thay đổi theo ngày.
Hướng dẫn lập kế hoạch công việc, quản lý thời gian bằng sổ tay và bút màu
Trang kế hoạch tháng
Khi lập kế hoạch công việc bằng sổ tay, dành một đến hai trang đầu mỗi tháng để ghi các mốc quan trọng: deadline lớn, cuộc họp định kỳ, sự kiện, các nghĩa vụ cố định. Trang này không cần chi tiết, mục đích chính là nhìn tổng thể xem tháng đang có gì, tuần nào nhiều việc để chủ động điều phối từ sớm.
Dùng bút highlight vàng đánh dấu những ngày có deadline hoặc sự kiện quan trọng. Khi lên kế hoạch tuần, mở trang tháng ra đối chiếu trước để tránh xếp quá nhiều việc vào những thời điểm vốn đã dày.
Trang kế hoạch tuần
Trang theo tuần là phần sử dụng nhiều nhất trong sổ tay kế hoạch công việc và quản lý thời gian. Thường lên vào cuối tuần trước hoặc tối Chủ nhật, mất khoảng 15 - 20 phút để liệt kê đầu việc của cả tuần rồi phân vào từng ngày cụ thể.
Cách phân việc dựa trên hai tiêu chí, mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp:
- Những việc quan trọng và khẩn cấp nên xếp vào các khung giờ đầu ngày, khi tập trung còn cao.
- Những việc quan trọng nhưng chưa cấp bách thì đặt lịch rõ ràng thay vì để mặc định dồn vào cuối tuần.
- Những việc ít quan trọng hơn thì gộp lại xử lý một lúc thay vì rải rác.
Dùng màu đỏ cho việc phải xong trong ngày, xanh dương cho việc cần làm trong tuần, nhìn vào trang tuần là phân biệt được ngay không cần đọc kỹ.
Trang kế hoạch ngày
Mỗi sáng ghi trang kế hoạch ngày, chỉ cần 3 - 5 đầu việc chính theo thứ tự ưu tiên. Không nên liệt kê quá dài, kế hoạch ngày có 10 đầu việc trông đầy đủ nhưng thực tế ít khi làm được hết, và nhìn vào danh sách còn một nửa chưa gạch cuối ngày thì không dễ chịu chút nào.
Khi hoàn thành một việc, gạch qua hoặc tích bằng bút xanh lá. Việc đánh dấu hoàn thành tạo ra cảm giác tiến độ rõ ràng, giúp duy trì động lực trong ngày tốt hơn.
Cuối ngày dành khoảng năm phút xem lại: việc nào chưa xong thì chuyển sang ngày hôm sau, việc nào cần điều chỉnh ưu tiên thì ghi chú lại.
Vì sao cần duy trì lập kế hoạch công việc bằng sổ tay và màu sắc?
Lên kế hoạch và quản lý thời gian bằng sổ tay chỉ phát huy tác dụng khi được mở ra đều đặn. Hai thời điểm quan trọng nhất là sáng sớm để xem lại kế hoạch ngày trước khi bắt đầu làm, và cuối ngày khi tổng kết ngắn và cập nhật sang ngày hôm sau nếu cần.
Cuối mỗi tuần nên có một lần review ngắn: nhìn lại xem đầu việc nào hay bị dời, loại công việc nào thường ước lượng sai thời gian, và điều chỉnh cách lên kế hoạch cho tuần tới thực tế hơn. Chỉ cần 10 - 15 phút là đủ.
Lưu ý không nên dành quá nhiều thời gian trang trí sổ, đặc biệt khi mới bắt đầu. Sổ tay kế hoạch hoạt động tốt nhờ tính nhất quán, không phải vì trông đẹp. Viết đều đặn mỗi ngày quan trọng hơn nhiều so với việc trang trí từng trang giấy A4 Ik Plus 80 gsm cho hoàn hảo.
Lập kế hoạch công việc, quản lý thời gian bằng sổ tay và bút màu theo tháng, tuần, ngày là cách tiếp cận thực tế, không cần công cụ phức tạp. Điều giúp thói quen ghi chép hàng ngày hiệu quả không phải vì sổ đẹp hay bút nhiều màu, mà bởi bạn đã quen mở sổ ra đều đặn mỗi sáng và review kế hoạch cuối ngày mỗi tối.