Cách sắp xếp tủ văn phòng phẩm sao cho khoa học và đẹp mắt

Tủ trong góc văn phòng hay góc học tập thường trở nên lộn xộn rất nhanh, có thể là bút hết mực lẫn với bút còn dùng, giấy in xếp chung với tài liệu cũ, kéo và băng keo mỗi thứ một ngăn không ai nhớ. Mỗi lần cần thứ gì, mất 2, 3 phút đứng tìm thay vì lấy ngay được.

Có nhiều cách sắp xếp tủ văn phòng phẩm không cần phức tạp. Chỉ cần có một nguyên tắc rõ ràng và thực hiện một lần bài bản, bạn sẽ không phải sắp xếp lại nhiều lần sau đó.

Cách sắp xếp tủ văn phòng phẩm khoa học và đẹp mắt

Dọn sạch và bỏ bớt đồ trước khi sắp xếp tủ

Sai lầm phổ biến nhất khi sắp xếp tủ văn phòng phẩm là bắt đầu phân loại mà không dọn sạch trước. Dẫn đến đồ cũ, đồ hỏng và đồ không còn dùng vẫn chiếm chỗ trong tủ, và mọi nỗ lực sắp xếp nhanh chóng trở lại tình trạng cũ.

Cần lấy toàn bộ đồ ra khỏi tủ, đặt lên mặt bàn và phân thành ba nhóm: còn dùng được, đã hỏng hoặc hết mực cần bỏ, và những thứ có nhưng không biết để làm gì. Nhóm cuối cùng này thường chiếm không ít diện tích tủ hơn dự tính.

Sau khi phân loại đồ đạc, lau sạch các ngăn tủ trước khi đặt đồ vào lại. Tủ sạch giúp bạn thấy rõ mình có bao nhiêu không gian để làm việc.

Phân loại văn phòng phẩm theo nhóm sử dụng

Nguyên tắc cốt lõi khi sắp xếp tủ văn phòng phẩm là nhóm những thứ hay dùng cùng nhau vào một chỗ, không phải nhóm theo chủng loại đơn thuần.

Các quy luật này nghe có vẻ giống nhau nhưng thực chất có chút khác biệt: bút bi và bút highlight đi cùng nhau vì hay dùng song song khi đọc tài liệu, trong khi bút xóa lại hợp lý khi đặt gần giấy in hơn là gần các loại bút khác.

Một số nhóm phân loại hiệu quả cho tủ chứa văn phòng phẩm thông thường:

• Nhóm viết: Bút bi, bút gel, bút chì, bút highlight, bút xóa. Đặt đứng trong hộp cắm bút hoặc hộp ngăn nhỏ, mặt viết hướng lên trên để dễ nhìn và lấy.
• Nhóm giấy và tài liệu: Giấy in (giấy Double A a4 70gsm), giấy note, sổ tay, phiếu ghi chú. Xếp đứng hoặc nằm gọn theo chiều ngang, không chất chồng quá cao.
• Nhóm đóng gói và cố định: Băng keo, kéo, kẹp giấy, ghim bấm và kim bấm. Đây là nhóm hay bị phân tán khắp nơi nhất, gom lại một chỗ giúp tiết kiệm nhiều thời gian tìm kiếm.
• Nhóm dự trữ: Mực máy in, pin, hộp ghim dự phòng, tập giấy mới. Đặt ở ngăn phía trong hoặc trên cao vì không cần lấy thường xuyên.

Sắp xếp tủ đựng văn phòng phẩm theo tần suất sử dụng

Sau khi đã có các nhóm đồ dùng, người dùng cần quyết định mỗi nhóm đặt ở đâu trong tủ. Nguyên tắc sắp xếp tủ đơn giản: đồ dùng nhiều nhất thì đặt ở vị trí dễ lấy nhất, đồ dùng ít nhất thì đặt ở vị trí xa hoặc khó tiếp cận hơn.

• Ngăn tầm mắt và tầm tay dành cho những thứ dùng hàng ngày như bút, kéo, băng keo, giấy note, không nên lãng phí cho đồ dự phòng.
• Ngăn thấp hơn hoặc phía trong dành cho tài liệu tham khảo, sổ ít dùng, hoặc đồ dùng theo mùa.
• Ngăn cao nhất hoặc góc khuất dành cho hàng dự trữ, đồ mua số lượng lớn, hoặc những thứ chỉ cần lấy vài tuần một lần.

Dùng hộp và khay để tạo ranh giới rõ ràng

Tủ văn phòng phẩm giữ được sự gọn gàng lâu dài hay không phụ thuộc vào việc bạn có tạo được khoảng cách và ranh giới giữa các nhóm đồ hay không. Đặt đồ trực tiếp vào ngăn tủ mà không phân vùng sẽ dẫn đến tình trạng lẫn lộn đồ đạc sau vài tuần sử dụng.

Hộp nhỏ hoặc khay nhựa chia ngăn là giải pháp tiết kiệm và hiệu quả nhất. Không cần mua sản phẩm đắt tiền, có thể tận dụng hộp giày cũ, hộp đựng thực phẩm hoặc các khay nhỏ bán sẵn ở cửa hàng văn phòng phẩm đều dùng tốt. Quan trọng là kích thước phù hợp với ngăn tủ, không quá lỏng cũng không quá chật.

Nếu muốn tủ trông đẹp và đồng bộ hơn, chọn hộp cùng màu hoặc cùng chất liệu, ví dụ toàn bộ màu trắng hoặc tone gỗ tự nhiên, sẽ tạo cảm giác gọn gàng hơn hẳn so với dùng nhiều loại hộp khác nhau.

Dán nhãn và duy trì thói quen bố trí tủ văn phòng phẩm đẹp

Dán nhãn cho từng ngăn hoặc từng hộp (nếu là văn phòng dùng chung) để mọi người cùng biết đúng chỗ lấy và trả đồ. Nhãn không cần cầu kỳ, nhãn in sẵn hoặc viết tay trên băng keo giấy 1cm 2 mặt trắng đều ổn.

Ngoài ra, cần duy trì thói quen trả đồ đúng chỗ sau khi dùng tủ. Một chiếc tủ văn phòng phẩm dù được dọn dẹp kỹ lưỡng cũng sẽ nhanh trở lại lộn xộn nếu đồ dùng xong không được hoàn trả đúng vị trí. Dành 5 phút cuối ngày hoặc cuối tuần để kiểm tra và sắp xếp lại những thứ bị đặt lệch vị trí là thói quen nhỏ nhưng giữ được kết quả lâu dài.

Nên kiểm tra tủ định kỳ mỗi 1, 2 tháng một lần để loại bỏ đồ hỏng, bổ sung đồ sắp hết và điều chỉnh cách phân nhóm nếu nhu cầu thay đổi.

Sắp xếp tủ văn phòng phẩm khoa học và đẹp mắt không đòi hỏi nhiều thời gian hay chi phí. Cần dọn và loại bỏ đồ thừa trước, phân nhóm đồ dùng còn giữ lại theo cách sử dụng thực tế, đặt đồ văn phòng phẩm trong - ngoài theo tần suất sử dụng, phân khu đồ đạc bằng hộp và khay, cuối cùng dán nhãn rõ ràng. Một lần sắp xếp tủ đựng văn phòng phẩm khoa học có thể giữ tủ gọn gàng trong nhiều tháng mà không cần dọn lại từ đầu.