Khi bắt đầu công việc mới, ngoài hồ sơ và trang phục, cũng cần lên danh sách đồ dùng thiết thực để chuẩn bị trước. Đừng để đến chỗ làm mới ngày đầu tiên thì nhận ra thiếu sổ ghi chép, không có bút dự phòng,... làm ảnh hưởng đến ấn tượng chuyên nghiệp ban đầu không ít.
Tham khảo những vật dụng người mới đi làm thực sự cần dưới đây, chia thành các nhóm để dễ theo dõi và chuẩn bị.
Những vật dụng người mới đi làm không thể thiếu
Vật dụng ghi chép quan trọng
Trong những tuần đầu đi làm, lượng thông tin cần tiếp nhận rất nhiều. Từ quy trình nội bộ, tên đồng nghiệp, tài khoản đăng nhập đến các đầu việc được giao. Ghi chép bằng tay giúp nhớ tốt hơn và tránh phải hỏi lại nhiều lần.
Sổ tay ghi chép
Chọn loại kích thước A5 hoặc sổ lò xo Klong B5 200 trang, vừa tay và đủ rộng để ghi nhanh. Không cần sổ đắt tiền, nhưng nên chọn loại giấy đủ dày để bút không nhòe sang trang sau, đặc biệt nếu hay dùng bút gel hoặc highlight.
Bút viết
Tối thiểu nên có hai đến ba cây bút bi tl 027 (Thiên Long) xanh đỏ đen hoặc bút gel dự phòng trong ngăn bàn. Thường xuyên mượn bút người khác hoặc bút hết mực giữa buổi họp là tình huống khá phổ biến với người mới, và cả hai đều không tạo ra ấn tượng tốt với đồng nghiệp.
Giấy note
Vật dụng tiện lợi cho việc ghi nhanh những việc cần làm trong ngày hoặc nhắn tin nhắc nhở đồng nghiệp. Giấy Note 3 màu Double A AN-32324-EN dán được dán ngay trên màn hình hay bàn phím là cách nhiều dân văn phòng vẫn dùng để không bỏ sót việc.
Vật dụng lưu trữ và quản lý tài liệu cho người mới đi làm
Người mới đi làm thường nhận khá nhiều giấy tờ trong giai đoạn đầu (hợp đồng thử việc, nội quy công ty, tài liệu đào tạo, mẫu biểu nội bộ...). Không có chỗ để phân loại và lưu trữ các tài liệu này sẽ dễ thất lạc hoặc nhàu nát.
Bìa lá hoặc bìa kẹp hồ sơ
Dùng để đựng các tờ tài liệu rời, phân theo từng loại. Bìa file càng cua kokuyo 7cm có khoen hoặc bìa còng phù hợp hơn nếu thường xuyên cần thêm bớt giấy bên trong.
Kẹp bướm và kẹp giấy
Dùng để giữ các tập tài liệu không bị xộc xệch cho người mới. Kẹp bướm 15mm F0 DC01 Flexoffice phù hợp cho tập dày, kẹp giấy nhỏ tiện hơn cho vài ba tờ cần đính kèm.
Túi hoặc cặp đựng tài liệu
Nếu thường xuyên di chuyển giữa các phòng họp hoặc mang tài liệu về nhà, một chiếc túi đựng tài liệu gọn nhẹ sẽ tiện hơn nhiều so với kẹp tay từng xấp giấy. Chọn loại cặp tài liệu 12 ngăn Deli 5557 có thể đựng vừa khổ A4 mà không làm cong góc giấy.
Người mới đi làm cần mua gì để bàn làm việc?
Đây là những vật dụng văn phòng cần có nhỏ nhưng cần dùng hàng ngày, và phần lớn công ty không phát sẵn cho từng nhân viên.
Hộp cắm bút hoặc khay để bàn
Hộp cắm bút Xukiva 174 giữ bút, bấm ghim, kéo và các thứ lặt vặt không bị rải khắp mặt bàn. Bàn làm việc gọn gàng giúp bạn dễ tập trung hơn.
Máy bấm kim và kim bấm
Dập ghim Deli 0414 (25 tờ) là đồ dùng cho nhân viên văn phòng dùng thường xuyên hơn người mới nghĩ. Những thao tác nhỏ như ghim tài liệu trước khi nộp, ghim hóa đơn, ghim ghi chú kèm theo file, xuất hiện gần như mỗi ngày.
Băng keo và kéo
Dù là những văn phòng phẩm cơ bản, các vật dụng này không phải lúc nào cũng mượn được ngay khi cần. Có sẵn một cuộn băng keo trong 5F màu trắng nhỏ và một cây kéo trong ngăn bàn tiết kiệm được khá nhiều thời gian.
Bút xóa hoặc thước kẻ
Tùy công việc, nhưng nếu bạn hay làm việc với bản in hoặc tài liệu giấy thì bút xóa Thiên Long CP02 hay thước kẻ Hồng Hà là những đồ dùng bàn làm việc cá nhân hay dùng thường xuyên hơn dự kiến.
Vật dụng cá nhân nên có thường trực
Ngoài chuẩn bị đồ dùng ngày đầu đi làm liên quan trực tiếp đến công việc, có một số vật phẩm cá nhân bạn nên chuẩn bị sẵn tại chỗ làm để tránh bị động.
Sạc dự phòng hoặc cáp sạc dự phòng
Pin điện thoại hết giữa giờ làm là tình huống hầu hết mọi người đều từng gặp phải. Để sẵn một cáp sạc dự phòng trong ngăn bàn là thói quen nhỏ nhưng hữu ích đối với nhân viên văn phòng.
Ví card name hoặc bao đựng thẻ
Ngay trong những ngày đầu, nhiều công ty đã phát thẻ nhân viên cho người mới đi làm và thẻ ra vào. Có sổ name card 300 đựng riêng thay vì nhét các loại thẻ vào ví chung giúp tránh thất lạc và trông chuyên nghiệp hơn khi ra vào công ty.
Túi xách hoặc balo đi làm
Đây là những đồ dùng học sinh sinh viên mới đi làm nên cân nhắc, không phải sau. Chọn loại đủ chứa laptop, sổ tay và vài ba thứ cá nhân mà vẫn gọn gàng. Balo vải hay túi da đều đủ trang trọng, miễn phù hợp với phong cách chung của nơi làm việc.
Chuẩn bị đủ vật dụng người mới đi làm trước ngày đầu không chỉ giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn mà còn phản ánh thái độ chủ động và chuyên nghiệp ngay từ đầu. Không cần mua nhiều hay mua đắt, cần mua đủ những thứ thực sự dùng đến mỗi ngày, phân loại gọn gàng và biết chỗ để lấy khi cần.